ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส WTU: WebForm ส าหร บผ ปฏ บ ต งาน (User) - PDF

Description
ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ส าหร บผ ปฏ บ ต งาน (User) มหาว ทยาล ยเวสเท ร น ว ชรพล เลขท 4 หม 11 ถ.หท ยราษฎร ต.ลาดสวาย อ.ล าล กกา จ.ปท มธาน โทร มหาว ทยาล ยเวสเท

Please download to get full document.

View again

of 29
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Crafts

Publish on:

Views: 4 | Pages: 29

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ส าหร บผ ปฏ บ ต งาน (User) มหาว ทยาล ยเวสเท ร น ว ชรพล เลขท 4 หม 11 ถ.หท ยราษฎร ต.ลาดสวาย อ.ล าล กกา จ.ปท มธาน โทร มหาว ทยาล ยเวสเท ร น กาญจนบ ร เลขท 600 ต.สระลงเร อ อ.ห วยกระเจา จ.กาญจนบ ร โทร สารบ ญ หน า เข าส ระบบ... 1 การท างานเบ องต น... 2 การค นหาเอกสาร... 4 การค นหาแบบพ เศษ... 5 รายละเอ ยดของเอกสาร... 8 การเป ดเอกสารแนบ... 9 การจ ดเก บเอกสารใหม การแนบเอกสาร การแนบเอกสารแบบ Browse การแนบเอกสารโดยการสแกน การเพ ม แก ไข และลบเอกสารแนบ การแก ไข หร อลบเอกสาร การส งเอกสารจากระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ทาง การสร างต วเช อมโยงเอกสาร การส งเอกสารในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ทาง การส าเนาลง CD ออกจากระบบ Copyright WebForm สารบ ญ แนะน าการใช งานระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ระบบ WUT: WebForm เป นระบบจ ดเก บ และค นค นเอกสารอ เล กทรอน กส เหม อนการจ ดเก บเอกสารเข าต เอกสาร ล นช ก แฟ ม ในระบบ manual ระบบ WUT: WebForm ม ระบบป องก นความปลอดภ ยในการควบค มการเข าถ ง เอกสาร เข าส ระบบ ผ ใช สามารถเข าส ระบบ WUT: WebForm ได โดยการเข าระบบ Windows ตามปกต จากน น เข าโปรแกรม Browser โดยจะต องเป น Internet Explorer Version 6.0 ข นไป หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ผ ใช งานสามารถเข าระบบโดยเร ยกท URL: ด งน Copyright WebForm - 1 การท างานเบ องต น เม อเข าระบบมาได แล ว ระบบจะแสดงรายช อต เอกสารท ม ส ทธ เล อกต เอกสารท ต องการ หากท านสามารถเข า ได ต เด ยว ระบบจะเข าต ให โดยอ ตโนม ต เล อกต เอกสารท ต องการ สามารถเป ดด เอกสารใน ล นช ก แฟ มหล ก แฟ มย อย โดยกดท ช อหมวด ด ง ต วอย าง ระบบจะเป ดรายช อเอกสาร ท จ ดเก บในหมวดน นๆให Copyright WebForm - 2 ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ค ม ออบรมส าหร บผ ปฏ บ ต งาน สามารถส งให เร ยงข อม ล ตาม column ต างๆได โดย การกดท ห ว column เร ยงข อม ลจากน อยไปมาก เร ยงข อม ลจากมากไปน อย จ านวนล นช กและข อม ลท แสดง เป นไปตามส ทธ ท ได ร บของผ ใช Copyright WebForm - 3 การค นหาเอกสาร นอกจากการเป ดด เอกสารตามหมวดแล ว ท านสามารถใช ว ธ การค นหาโดยการป อนค าค น ซ งระบบจะค นหาจาก รายละเอ ยดของเอกสารท กรอกไว หากต องการ Limit ผลการ ส บค นภายในแฟ มท เป ดไว กรอกค าค น แล วกดป ม ผลท ได... หร อ หากไม แน ใจว า เอกสารจะอย ในล นช ก หร อ แฟ มใด ให เล อกขอบเขต การค นหาเป น ท งหมด ระบบจะท าการค นหาจาก ท งต Copyright WebForm - 4 การค นหาแบบพ เศษ หากต องการค นหาแบบใช ค าค นหลายค า หร อระบ ช วงเวลาของเอกสารท ต องการ สามารถใช การค นหาแบบพ เศษ กดท ค าส ง ค นหาแบบ พ เศษ ด งภาพ จะปรากฎหน าจอส าหร บ ก าหนดเง อนไขในการ ค นหา ให ระบ ขอบเขตของการ ค นหา และค าค นโดยระบ เขต ข อม ลท ต องการค นหา Copyright WebForm - 5 ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ค ม ออบรมส าหร บผ ปฏ บ ต งาน ก าหนดส วนของค าค นท ต องการพบ เช น ต องการ เอกสารเลขท 122/2552 ให ระบ เง อนไขเป น = 122/2552 ต องการเอกสารท ม ค าว า แต งต ง อย ในช อเร อง ให ระบ เป น ม ค าว า ม ค าว า ใช ค นค าในส วนข อม ล ท ม ค าว า xxx = ใช ค นค าในส วนข อม ล เท าก บค าว า x x ใช ค นเอกสารท ไม เท าก บ ค าท ก าหนด อธ บายเง อนไข ไม ม ค าว า ใช ค นเอกสารท ไม ม ค าท ก าหนด ใช ค นข อม ลต วเลข น อยกว า เง อนไขท ก าหนด เช นว นท ใช ค นข อม ลต วเลข มากกว า เง อนไขท ก าหนด เช นว นท หากม ค าค นหลายค า ให ระบ เง อนไข ต วอย างการค นหา ค นหาเอกสารท ม ค าว า report และ ค าว า word อย ในช อเร อง ผลท ได... ค นหาเอกสารท ม ค าว า report หร อ ค าว า word อย ในช อเร อง ผลท ได... Copyright WebForm - 6 ต องการค นหาเร องท ม ค าว าแต งต ง หล งว นท 1 ม.ค เป นต นมา ผลท ได ต องการค นหาเร องท ม ค าว าแต งต ง ต งแต ว นท 1 ม.ค เป นต นมา ผลท ได... ต องการค นหาเร องท ม ค าว าแต งต ง ของว นท 1 ก.พ เป นต นมา หร อ ผลท ได... ต องการค นหาเอกสาร ต งแต ว นท 1 ม.ค ถ ง 31 ม.ค ผลท ได... Copyright WebForm - 7 รายละเอ ยดของเอกสาร จากรายการเอกสาร ระบบจะแสดงรายละเอ ยดโดยย อของเอกสาร ท านสามารถกดเข าไปด รายละเอ ยดท งหมดได Click ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสารท งหมด ด งภาพ Copyright WebForm - 8 การเป ดเอกสารแนบ ท านสามารถเป ด เอกสารแนบได จากหน ารายการเอกสาร โดยกดท Icon หร อจากรายละเอ ยด หร อใบปะหน าเอกสาร โดยกดท ป ม กดท icon เอกสารแนบ เพ อเป ดเอกสาร Click เล อก Open หร อ save ตามต องการ Copyright WebForm - 9 การจ ดเก บเอกสารใหม ผ ใช ท ม ส ทธ เพ มเอกสาร เม อต องการจ ดเก บเอกสารใหม ให เล อกหมวดเอกสารท ต องการ แล วกดป ม Click จะปรากฏหน าจอส าหร บบ นท กข อม ล ด งภาพ Copyright WebForm - 10 ข อม ลเก ยวก บเอกสารหน งๆ ส าหร บบ นท กและค นค น ประกอบด วยรายละเอ ยดของเอกสารด านต างๆ และ ข อม ลการก าหนดส ทธ การใช เอกสาร กรอกรายละเอ ยดของเอกสาร พร อมก าหนดส ทธ การใช งาน รายละเอ ยด หร อ ข อม ลของ เอกสาร รายละเอ ยด การ ก าหนดส ทธ / การ เข าด เอกสาร ข อม ลเอกสารเพ อการ จ ดเก บและท าลาย เอกสาร ข อม ลการบ นท ก ข อม ลในระบบ Copyright WebForm - 11 ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ค ม ออบรมส าหร บผ ปฏ บ ต งาน อธ บายการก าหนดส ทธ ของเอกสาร ส าหร บผ จ ดเก บเอกสาร สามารถก าหนดระด บและส ทธ การเข าถ งเอกสาร โดยบ นท กข อม ลส วนของการร กษา ความปลอดภ ยของข อม ล ด งน ช อเจ าของเอกสาร (Owner) ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ น าเอกสารเข าให โดยอ ตโนม ต หน วยงานเจ าของเอกสาร (Department) ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อหน วยงานของผ น าเอกสารเข า ให โดยอ ตโนม ต ระด บส ทธ (Security) จ าแนกออกเป นระด บ 0-9 เปร ยบได ก บระด บซ ของบ คคล หร อ ช นความล บของเอกสาร เอกสารระด บ 0 ผ ท สามารถเข าด ได ค อ ผ ใช ท ม ส ทธ ระด บ 0 ข นไป หากเอกสารม ช นความล บ สามารถป องก นการเข าถ งเอกสารน นได โดยการก าหนดระด บส ทธ ผ เข าด ไว ท เอกสารให ส งกว า ต วอย างเช น เอกสารระด บ 5 ผ ท จะเข าด ต องม ระด บส ทธ ต งแต 5 ข นไป ส าหร บผ ใช ท ม ระด บส ทธ ต ากว าน น จะไม สามารถเห นเอกสารน นๆได ประเภทเอกสาร จ าแนกออกเป น 3 ประเภท ค อ 1. เอกสารส วนกลาง (Public) หมายถ ง เอกสารท เป ดให ท กหน วยงานเข าด เอกสารได 2. เอกสารระด บหน วยงาน (Department) หมายถ ง เอกสารท เป ดให บ คคลท ส งก ดหน วยงานน นๆเท าน น เข าด และท างานได 3. เอกสารส วนบ คคล (Private) หมายถ ง เอกสารท เจ าของท น าเอกสารเข าเท าน น เข าด และท างานได บ คคลในหน วยงานเด ยวก น ก ไม สามารถเห นเอกสารได 4. เอกสารโครงการ (Project) หมายถ ง เอกสารท สมาช กของโครงการน นๆเท าน น สามารถเข าด เอกสารได หน วยงานเจ าของ หมายถ ง หน วยงานของผ น าเข าข อม ล ระบบจะข นให โดยอ ตโนม ต หน วยงานท ได ร บส ทธ เอกสารระด บหน วยงาน สามารถให หน วยงานท หน วยงานเจ าของ เอกสาร ประกาศให เข าด เอกสารได โดยใช การให ส ทธ หน วยงานน นๆ ช อผ เข ยน กรอกช อผ เข ยน (หากม ) อาย เอกสาร กรอกอาย การเก บเอกสาร (หากม ) สถานท เก บ กรอกสถานท เก บเอกสารต นฉบ บ (หากม ) อธ บายรายละเอ ยดการปร บปร งเอกสาร การใช งานเอกสาร ปร บปร งล าส ด ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงว น เวลาท ปร บปร งข อม ลเอกสารล าส ด ปร บปร งโดย ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ ปร งข อม ลเอกสารล าส ด ส งการท างาน เช น การส งท าส าเนาลง CD การท า XML ในการเพ มใหม ไม ต องเล อก ใช ส าหร บ เอกสารท จ ดเก บแล ว และส งการท างานในการแก ไขเอกสาร สถานะเอกสาร เช น ม ผลบ งค บใช ยกเล ก (ถ าม ) Copyright WebForm - 12 ต วอย างเช น ต องการเพ มเอกสารเพ อเผยแพร โดยท วไป ให กรอกรายละเอ ยดของเอกสาร แล วก าหนดประเภทเอกสารเป น เอกสารส วนกลาง เม อกรอกข อม ลแล ว กดป ม ตกลง Copyright WebForm - 13 การแนบเอกสาร เม อเพ มเอกสารแล ว ระบบจะถาม ว าต องการแนบเอกสารหร อไม กดป ม แนบไฟล เอกสาร Click ระบบจะแสดงหน ารายการ เอกสารแนบ กดป ม E เพ อแนบ เอกสารรายการแรก Click ระบบจะแสดงหน าต างส าหร บการ แนบเอกสารด งภาพ การแนบเอกสารสามารถแนบได 2 แบบ ค อ 1. Browse แนบไฟล ข อม ลท ม อย แล ว โดยอาจเป นไฟล.DOC,.XLS,.PDF,.GIF,.JPG หร อไฟล ชน ดอ นๆ 2. Scan แนบเอกสารโดยการสแกน การแนบเอกสารแบบ Browse กดป ม [Browse ] แล วเล อกไฟล ท ต องการ แล วกด Open จากน น กดป ม เพ อแนบเอกสาร Copyright WebForm - 14 กดป ม ป ดหน าต าง ระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบเป นชน ดของข อม ล (Icon) ท ด านหน าของเอกสารแต ละรายการ การแนบเอกสารโดยการสแกน Click กดป ม [Scan] ระบบจะแสดงหน าต างส าหร บสแกนเอกสารผ านโปรแกรม INFOMA:WebScan จากน น กดป ม [Scan New] Copyright WebForm - 15 ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ค ม ออบรมส าหร บผ ปฏ บ ต งาน เล อกแบบการสแกน (ADF = Feed, Flat Bed = เป ดฝาถ าย), เล อก Resolution และส ภาพ แล วกดป ม [Scan] หมายเหต ในข นตอนการส งสแกนเอกสาร หน าจอท ปรากฏ จะแสดงหน าจอตามย ห อและร นของ Scanner ท ต อพ วงก บระบบ จากต วอย างหน าจอ เป น Scanner Fujitsu ร น M3093GX ซ งการใช งานสแกนเนอร ร น อ นๆ ถ อเป นส วนของมาตรฐานท วไป ผ ใช อาจจะต องท าความเข าใจก บการใช ฟ งก ช น ในการสแกนแต ละร นด วยตนเอง ข อควรระว ง เอกสารท สแกนส วนใหญ ม กเป น เอกสารขาว-ด า ผ ใช ควรเล อกสแกนแบบ B&W (Text) เพ อประหย ดเน อท ในการจ ดเก บ ส วนล กษณะอ น ๆ ให เล อกตามชน ดของภาพ ซ งสแกนเนอร บางร น อาจจะม การเล อกร ปแบบการสแกน ได หลายแบบ เช น Scanning Type สามารถเล อกได 3 แบบ ด งน Flatbed Scan เล อกสแกนแบบเป ดฝาถ าย โดยคว าหน าท ต องการถ ายลงท บนส วนการอ านภาพ ADF Scan เล อกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถ ายได คร งละหลาย ๆ หน าเอกสาร ADF & Duplex Scan เล อกสแกนแบบ Auto Feeder และ ถ ายท งด านหน า-หล งในการถ ายคร งเด ยวก น Resolution เล อกความละเอ ยดในการสแกน โดยท วไปก าหนดไว ท 200 x 200 dpi ท งน ข นอย ก บค ณภาพ และความคมช ดของเอกสารท น ามาถ าย Frame Area เล อก พ นท ท ต องการ Scan โดยท วไปก าหนดขนาดไว ท Size A4 Document จากน นให ผ ใช กดป ม [Scan] เพ อท าการถ ายภาพโดย ภาพท ได จะปรากฎบนจอภาพ และ ถ าต องการ Scan เอกสารหน าต อไป สามารถเล อกได จาก Function Scan ด งน Appended Scanned Page
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks