SERVIZIO DI CONSERVAZIONE E CUSTODIA DI TUTTI GLI ATTI SANITARI LASTRE RADIOGRAFICHE RICETTE FARMACEUTICHE

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REGIONE CAMPANIA AZIENDA SANITARIA LOCALE NAPOLI 2 NORD SERVIZIO DI CONSERVAZIONE E CUSTODIA DI TUTTI GLI ATTI SANITARI LASTRE RADIOGRAFICHE RICETTE FARMACEUTICHE Articolo I. OGGETTO DELL APPALTO... 2

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REGIONE CAMPANIA AZIENDA SANITARIA LOCALE NAPOLI 2 NORD SERVIZIO DI CONSERVAZIONE E CUSTODIA DI TUTTI GLI ATTI SANITARI LASTRE RADIOGRAFICHE RICETTE FARMACEUTICHE Articolo I. OGGETTO DELL APPALTO... 2 Articolo II. SPECIFICHE TECNICHE... 2 A. Prelievo e trasferimento degli archivi... 2 B. Archiviazione del materiale cartaceo... 3 C. Custodia e gestione del materiale... 3 D. Ritiro della documentazione di nuova produzione... 4 E. Software di inventariazione e classificazione del materiale... 4 F. Responsabile del Servizio... 4 G. Restituzione del materiale archiviato e del database... 4 Articolo III. DURATA... 5 Articolo IV. VOLUMI DELL APPALTO... 5 Articolo V. PARAMETRI DI PRESTAZIONE DEI SERVIZI... 6 Articolo VI. SICUREZZA... 7 Articolo VII. PERSONALE INCARICATO... 9 Articolo VIII. RESPONSABILITA... 9 Articolo IX. CORRISPETTIVI E MODALITA DI PAGAMENTO Articolo X. VERIFICHE E CONTROLLI Articolo XI. INADEMPIMENTI E PENALI Articolo XII. SEGRETEZZA E RISERVATEZZA DEI DATI Articolo XIII. SUBAPPALTO Articolo XIV. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Articolo XV. CONTROVERSIE Articolo I. OGGETTO DELL APPALTO Il presente Capitolato ha per oggetto la conservazione e custodia di tutti gli atti gli Atti Sanitari Lastre Radiografie Ricette Farmaceutiche, ivi compresa la loro implementazione con i nuovi documenti che si produrranno nel corso della vigenza del contratto per un importo complessivo posto a base di gara pari a ,00 (cinquemilionisettecentonovantunomila cinquecento/00) IVA esclusa di cui oneri di sicurezza ,00, spendibile fino a concorrenza. Il servizio dovrà essere espletato nel rispetto delle disposizioni di cui al presente Capitolato, delle normative comunitarie, nazionali e regionali, dei regolamenti vigenti nonché degli specifici provvedimenti organizzativi emessi da parte della Committente, nonché delle leggi e regolamenti in materia di appalti di pubblici servizi. L Impresa aggiudicataria è altresì obbligata a conformarsi alla normativa che potrà essere emanata nel corso dell espletamento del servizio. Articolo II. SPECIFICHE TECNICHE L importo a base di gara comprende l acquisto del servizio di cui si riportano sinteticamente i punti essenziali: - presa in carico dell'archivio esistente, relativamente ai Atti Sanitari Lastre Radiografie Ricette Farmaceutiche del COMMITTENTE ; - archiviazione, deposito e custodia di tutti i documenti; - ricerca, consegna e successivo riposizionamento dell'originale; - servizio di recupero settimanale della documentazione aggiuntiva completo di inserimento nei fascicoli esistenti e apertura dei nuovi. Più dettagliatamente il servizio richiesto per il prezzo posto a base di gara è il seguente: A. Prelievo e trasferimento degli archivi L Impresa aggiudicataria dovrà provvedere, a proprie spese e con propri mezzi e personale, alla presa in carico dell archivio esistente presso l archivio esterno sito nell ambito territoriale della regione Campania, trasferendo tutto il materiale cartaceo nei locali di propria disponibilità. Le attività di ritiro dovranno essere pianificate ed espletate in accordo con il COMMITTENTE e l Impresa appaltatrice del servizio di deposito esterno. Per ogni sessione di prelievo del materiale cartaceo, verrà redatto un verbale di presa in carico, contenente l elenco delle pratiche ritirate dai depositi correnti. Tale elenco dovrà essere compilato congiuntamente dai rappresentanti delle Ditte alla presenza di un funzionario di COMMITTENTE e dai medesimi soggetti debitamente sottoscritto. Il prelievo del materiale dovrà essere ultimata entro il termine massimo di 30 (Trenta) giorni decorrenti dalla data di attivazione del servizio. 2 B. Archiviazione del materiale cartaceo Al termine delle operazioni di trasferimento del materiale cartaceo, l Impresa aggiudicataria dei servizi dovrà provvedere alle seguenti attività: sanificazione del materiale depositato, finalizzata all eliminazione di polvere, umidità ed altri agenti patogeni, ivi inclusa, se del caso, la sostituzione dei supporti deteriorati; riordino della documentazione; inventariazione informatica del materiale, tramite apposito software predisposto o detenuto dall Impresa aggiudicataria, per mezzo di elementi identificativi, delle singole unità documentali; collocazione fisica della documentazione presso le strutture degli impianti predisposti dall Impresa aggiudicataria. C. Custodia e gestione del materiale L Impresa aggiudicataria, per mezzo di strutture, personale, tecnologie e metodologie organizzative idonee, dovrà espletare le seguenti attività: 1. Custodia della documentazione presso i locali adibiti ad archivio; 2. Gestione fisica e informatica delle richieste ordinarie di consultazione degli originali cartacei delle unità documentali con consegna presso la sede del COMMITTENTE con cadenza settimanale, tramite: estrazione delle unità documentali richieste in consultazione; consegna presso il COMMITTENTE delle unità documentali richieste nei tempi e nelle modalità indicati nel presente capitolato; ritiro dei documenti richiesti in consultazione presso il COMMITTENTE, al termine delle operazioni di consultazione e riposizionamento in archivio. 3. Gestione fisica ed informatica delle richieste di consultazione urgenti ed urgentissime con consegna presso il COMMITTENTE, nei seguenti termini: richieste urgenti: estrazione dalle strutture di contenimento dei fascicoli richiesti in consultazione e consegna presso il COMMITTENTE entro 12 ore dalla richiesta; richieste urgentissime: estrazione dalle strutture di contenimento dei fascicoli richiesti in consultazione e consegna presso il COMMITTENTE entro 2 ore dalla richiesta. Al termine delle operazioni di consultazione sia ordinarie che urgenti/urgentissime - il personale dell Impresa aggiudicataria provvederà al ritiro dei fascicoli ed al loro tempestivo riposizionamento in archivio. Non saranno prese in considerazione quelle offerte che non siano in grado di rispettare almeno i tempi di consegna richiesti, mentre saranno valutate proposte migliorative. 3 D. Ritiro della documentazione di nuova produzione La Ditta aggiudicataria dovrà provvedere, a proprie spese, con propri mezzi e personale, alla presa in carico dei documenti/fascicoli di nuova produzione, procedendo al ritiro degli originali ed al loro trasferimento nei locali adibiti a deposito inserendo i documenti nei pertinenti fascicoli già custoditi dalla ditta aggiudicataria stessa. Il ritiro della documentazione di nuova produzione dovrà essere effettuato con modalità da concordare e comunque, almeno una volta a settimana, alla presenza del personale COMMITTENTE preposto. All atto del ritiro della documentazione dai locali del COMMITTENTE, la Ditta aggiudicataria dovrà rilasciare apposita dichiarazione di presa in carico, contenente l elenco di tutti i documenti ritirati, compilato e sottoscritto congiuntamente dai rappresentanti della Ditta aggiudicataria e da un funzionario del COMMITTENTE. E. Software di inventariazione e classificazione del materiale L Impresa dovrà predisporre un sistema informatizzato per la gestione della documentazione (presa in carico, archiviazione, ritiro, consegna, consultazione, ecc.), che consenta la registrazione ed il costante aggiornamento delle informazioni relative ai servizi erogati. Tali dati includono tutte le operazioni di natura materiale ed informatica (ricerche, estrazioni, consegne e ritiri, modifiche, integrazioni, ecc.) effettuate sul materiale cartaceo a richiesta del personale COMMITTENTE. Al fine di garantire una adeguata e tempestiva reportistica delle pratiche, l Impresa dovrà inoltre: a) garantire l individuazione dei singoli fascicoli secondo elementi identificativi minimi: es. numero fascicolo, intestatario della pratica, data di nascita, tipo contratto ecc. b) fornire, entro 60 giorni consecutivi dalla data di attivazione del servizio, su supporto informatico, una Banca Dati recante l elenco della documentazione archiviata, descritta sulla base gli elementi identificativi sopra descritti. F. Responsabile del Servizio L Impresa aggiudicataria dovrà disporre di una Responsabile in grado di assicurare un supporto tecnico-organizzativo per la risoluzione delle problematiche operative ed organizzative nella gestione degli archivi. L incarico di Responsabile potrà essere assunto solo da soggetto legato all Impresa da contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato di durata non inferiore a quella dei servizi oggetto di gara; G. Restituzione del materiale archiviato e del database Alla scadenza del contratto ovvero nell'ipotesi di recesso e/o risoluzione anticipata, l Impresa aggiudicataria del servizio si impegna a predisporre le operazioni di riconsegna incondizionata del 4 materiale custodito, unitamente al relativo database, in formato cartaceo e su supporto informatico, aggiornato al momento della scadenza o dell interruzione dei servizi di custodia. Il fornitore uscente si impegna a mantenere la congruenza tra i dati riportati nell archivio elettronico e quelli presenti sulle etichette apposte sulle scatole giacenti nell archivio fisico. Le operazioni di riconsegna del materiale, da effettuarsi nel rispetto delle indicazioni e dei termini che saranno comunicati dal COMMITTENTE, dovranno consentire la contestuale presa in carico da parte del fornitore subentrante, avverranno a titolo gratuito e saranno sottoposte a collaudo alla presenza del personale del COMMITTENTE, con sottoscrizione del relativo verbale da parte del fornitore subentrante e di quello uscente. Articolo III. DURATA L affidamento dei servizi verrà disposto per la durata di anni nove (9) con eventuale rinnovo triennale decorrenti dalla data di attivazione del servizio, da disporsi entro e non oltre il termine di 30 (trenta) giorni consecutivi dalla comunicazione del provvedimento di aggiudicazione della procedura di gara. L Impresa aggiudicataria avrà tuttavia l obbligo di continuare la prestazione dei servizi, alle medesime condizioni e con applicazione degli stessi prezzi di cui all offerta economica salvo il diritto alla revisione periodica del prezzo ai sensi dell art. 115 del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i. - fino a quando il COMMITTENTE non avrà provveduto ad un nuovo affidamento dei servizi oggetto di gara e, comunque, non oltre 180 giorni dalla scadenza del contratto stesso. E facoltà del COMMITTENTE, in caso di necessità, affidare all Impresa, nel corso di esecuzione del contratto, altri servizi complementari. Articolo IV. VOLUMI DELL APPALTO Al fine di determinare i volumi oggetto dei servizi del presente Capitolato, si riporta quanto segue: A. Materiale in deposito presso gli attuali archivi esterni in regime di appalto, relativo a ATTI SANITARI e LASTRE RADIOGRAFICHE, ubicati NELLA REGIONE CAMPANIA scatole. B. Materiale in deposito presso gli attuali archivi esterni in regime di appalto, relativo a RICETTE FARMACEUTICHE, ubicati NELLA REGIONE CAMPANIA circa scatole. C. Materiale vario giacente presso i diversi presidi, ATTI SANITARI, LASTRE RADIOGRAFICHE, RICETTE FARMACEUTICHE, relativo agli ultimi anni : scatole D. Servizio di consegna fascicoli originali : a. in modalità urgente/urgentissima: 300 b. in modalità ordinaria: 1600 E. Servizio di ritiro fascicoli dati in consultazione: Le quantità indicate ai punti D, E, sono stati determinati sulla media delle attività svolte nell ultimo biennio e pertanto sono da intendersi come indicativi e non limitativi per il COMMITTENTE. Articolo V. PARAMETRI DI PRESTAZIONE DEI SERVIZI Il servizio dovrà essere svolto a regola d arte, con garanzia della qualità del servizio nell esecuzione delle singole operazioni, nel rispetto dei tempi, nelle procedure gestionali e della continuità del servizio. a) Locali archivi. L Impresa dovrà garantire una costante e tempestiva accessibilità da parte degli utenti autorizzati, nel rispetto delle normative vigenti in materia di riservatezza in conformità alle disposizioni vigenti. I locali presso cui vengono svolti i servizi di custodia dei documenti dovranno essere formalmente ed esclusivamente adibiti ad attività archivistica ed avere le seguenti caratteristiche minime: temperatura e percentuale di umidità atti a garantire un idonea conservazione della documentazione cartacea; rispondenza a tutte le normative in materia edilizia, urbanistica, igienico-sanitaria ed ambientale, di agibilità e di sicurezza, con particolare riguardo alle certificazioni antincendio; sistema di allarme anti-incendio collegato con la stazione dei VV.FF. più vicina ai luoghi di ubicazione dei depositi; sistema di allarme anti-intrusione collegato con la stazione dei Carabinieri più vicina ai luoghi di ubicazione dei depositi; sistemi di regolamentazione e controllo degli accessi ai locali adibiti ad archivio al fine della salvaguardia della documentazione con riferimento al Codice in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196/2003). sistema di video sorveglianza attivo 24h con registrazione storico di almeno 20gg; Magazzino all interno area di competenza ASL NAPOLI 2 b) Strumenti. Sono a carico dell Impresa tutte le attrezzature necessarie al corretto stoccaggio ed alla sicura movimentazione dei documenti ed ogni altra attrezzatura non espressamente indicata ma necessaria all espletamento del servizio, nonché tutti i costi di gestione dei locali archivio (canoni di locazione, utenze, oneri di manutenzione e messa a norma, oneri di smaltimento rifiuti in conformità alle vigenti disposizioni in materia ambientale ed ogni altra possibile voce di spesa). c) Interruzioni. L Impresa, anche in caso di scioperi e/o assemblee sindacali, è obbligata ad assicurare i servizi minimi essenziali secondo le intese definite dal CCNL, segnalando al 6 COMMITTENTE in forma scritta e con preavviso di almeno 5 giorni, la data effettiva dello sciopero programmato e/o la data dell'assemblea sindacale. Anche in tali circostanze l Impresa dovrà garantire la reperibilità del suo referente. La distanza dei locali di deposito della documentazione dalla sede COMMITTENTE non potrà in alcun modo rappresentare motivo giustificativo dell eventuale mancato rispetto dei termini di consegna urgente o urgentissima della documentazione entro i termini sopra indicati. Articolo VI. SICUREZZA I servizi oggetto di gara rientrano nel campo di applicazione del D.Lgs. n. 81/2008 e s.m.i. in materia di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori sui luoghi di lavoro. DUVRI e DVR. Il COMMITTENTE dispone che la sicurezza e l igiene del lavoro facciano parte integrante delle attività di servizio di cui al presente Appalto. Sulla base di tale affermazione e nell ambito delle rispettive attribuzioni e competenze, è fatto obbligo dell Impresa di disporre, affinché nell esecuzione dei servizi oggetto dell appalto venga realizzata la massima sicurezza possibile ed in particolare siano applicate le misure generali di tutela di cui al art. 15 del D.Lgs 81/08 e s.m.i. L Impresa dovrà pertanto, improntare la propria condotta al rispetto dei principi di cui sopra. In accordo al dettato di cui all articolo 26, comma 3, del D.Lgs 81/08 e s.m.i., il COMMITTENTE ha predisposto e redatto il DUVRI - Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenticostituisce allegato al presente capitolato tecnico; tale documento contiene l informativa sui rischi specifici di cui al comma 2 del predetto articolo, l analisi e la valutazione dei rischi interferenziali e le relative misure di prevenzione e protezione (di cui al comma 3 del predetto articolo), nonché i costi della sicurezza per le misure interferenziali di cui al comma 5 del medesimo riferimento normativo. L Impresa dovrà consegnare al COMMITTENTE, prima dell avvio delle attività oggetto del presente contratto, il Documento di Valutazione dei Rischi relativo ai servizi e alle attività descritte nel presente Capitolato Tecnico, corredato da tutti gli allegati obbligatori per legge. Acquisito il suddetto documento, il COMMITTENTE ha facoltà di chiedere, prima dell inizio dei lavori, l integrazione e/o l adeguamento dello stesso alla vigente normativa, ove ne ravvisi la necessità, fermo restando che l Impresa rimane unica responsabile della redazione e dei contenuti del documento stesso. In aggiunta a quanto sopra, l Impresa avrà l obbligo di: attenersi alle misure di tutela (art. 15 del D.Lgs 81/08 e ss.ii.mm.); mantenere le aree di lavoro di propria pertinenza in condizioni ordinate e di soddisfacente salubrità; 7 curare la cooperazione con altri datori di lavoro presenti negli stessi luoghi e ambienti di lavoro. Fermi restando gli obblighi di cui sopra, sono specifiche responsabilità dell Impresa: la conduzione dell'appalto, con particolare riguardo al rispetto di tutta la normativa in materia di sicurezza ed igiene del lavoro vigente; provvedere alla realizzazione delle misure preventive e protettive necessarie per tutelare l integrità fisica dei lavoratori attenendosi ai piani di sicurezza; affidare i compiti ai lavoratori, tenendo conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute ed alla sicurezza; procurare i mezzi necessari a garantire la sicurezza dei lavoratori, con particolare riferimento ai dispositivi di protezione collettiva e individuale; vigilare ai fini del pieno rispetto del D.Lgs. 81/2008 e s.m.i. e per l effettivo uso da parte dei lavoratori dei dispositivi di protezione individuale; vigilare, nei casi previsti dalle vigenti disposizioni di legge, sull effettivo periodico controllo sanitario dei lavoratori, in specie per quanto attiene a normativa sul lavoro notturno; informare i lavoratori dei rischi specifici cui sono esposti durante lo svolgimento e della loro attività, in relazione a particolari interventi affidati ed a quanto stabilito in base ai piani; portarli a conoscenza delle norme essenziali utili ad evitarli; permettere ai lavoratori di verificare, mediante i rappresentanti per la sicurezza, l applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute; istituire e mantenere aggiornato il registro degli infortuni; adottare le misure necessarie ai fini della prevenzione incendi, in accordo alle procedure ed ai Piani di Emergenza predisposti dal COMMITTENTE, in particolare i lavoratori dovranno aver frequentato il corso Antincendio per attività a rischio medio di incendio. B) Idoneità dei locali deposito. I locali dovranno essere muniti di tutte le certificazioni previste dalla normativa vigente - certificato di agibilità, Certificato di Prevenzione Incendi (CPI). L Impresa si impegna ad adottare misure tali da garantire la corretta conservazione della documentazione anche in caso di incendio o allagamento e a non trasferire, per tutta la durata del contratto, il materiale depositato presso l archivio, presso altra sede se non previa autorizzazione del COMMITTENTE in locali dotati degli stessi requisiti. 8 C) Oneri di sicurezza. In considerazione dei requisiti minimi di sicurezza richiesti per la partecipazione il COMMITTENTE stima l entità degli oneri di sicurezza non soggetti a ribasso in ,00 (centoquindicimilaottocentotrenta/00). Articolo VII. PERSONALE INCARICATO L Impresa aggiudicataria ed il personale da questa incaricato sono tenuti al rispetto del segreto professionale (art. 622 del Codice Penale) su fatti e circostanze concernenti l organizzazione e la documentazione del COMMITTENTE, dei quali abbia avuto notizia durante l espletamento del servizio. L Impresa deve utilizzare personale in numero adeguato a garantire l efficiente esecuzione di tutti i servizi previsti dal presente capitolato ed adeguatamente formato alle specifiche attività di competenza. Ai sensi della normativa vigente, l Impresa si impegnerà a garantire al lavoratore tutte le condizioni - assistenziali, previdenziali, assicurative ed antinfortunistiche - applicabili al rapporto di lavoro. Il COMMITTENTE si riserva il diritto di chiedere, in qualsiasi momento nel corso dell appalto, la certificazione comprovante il rispetto delle norme poste a presidio della sicurezza e
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