CEP : Manuel de procédures du Centre de Tabulation

Description
1. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [1] LIBERTE EGALITE FRATERNITE REPUBLIQUE D’HAITI CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE (CEP) Procédures de…

Please download to get full document.

View again

of 82
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Government & Nonprofit

Publish on:

Views: 0 | Pages: 82

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
  • 1. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [1] LIBERTE EGALITE FRATERNITE REPUBLIQUE D’HAITI CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE (CEP) Procédures de Tabulation des Votes Novembre 2016
  • 2. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [2] Conseil Électoral Provisoire © 2016 Version 2016.Rev.5 – Processus électoral 2016-2017
  • 3. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [3] Table des Matières Chapitre I – Aspects généraux ..................................................5 1. Mission du Centre de Tabulation des Votes ................................5 2. But du manuel de procédures..............................................5 3. Aperçu global du processus de tabulation des votes .......................5 4. Mesures de transparence..................................................7 Chapitre II – Début du processus de tabulation .................................9 1. Mise à zéro de la base de données........................................9 2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation .........11 Chapitre III – Réception des procès-verbaux ...................................13 1. Livraison des grands sachets TEB au CTV .................................13 2. Réception et inventaire des sachets TEE .................................14 3. Création d’un LOT.......................................................18 4. Fermeture d’un LOT......................................................19 5. Production du rapport d'inventaire......................................20 6. Processus de tri des enveloppes TEE.....................................21 7. Rectification des Sachets de PVs........................................22 Chapitre IV - Traitement des procès-verbaux ...................................25 1. Numérisation des procès-verbaux.........................................25 2. Premier contrôle visuel de conformité – UCV #1 ..........................30 3. Deuxième contrôle visuel de conformité – UCV #2 .........................32 4. Contrôle de qualité visuel UCQ-V........................................39 5. Première saisie de données..............................................40 6. Deuxième saisie de données..............................................44 7. Contrôle de qualité de saisie...........................................51 8. Réception à l'Unité de Contrôle de Conformité (UCC) des PVs provenant de l’Unité de Contrôle Visuel.......................................................55 9. Examen approfondie des procès-verbaux (contrôle de Conformité) ..........58 10. Vérification des Numéros d’Identification National (NIN/CIN) ............66 11. Contrôle de qualité sur les activités de l’UCQ ..........................68 12. Réinsertion des procès-verbaux après examen approfondie .................69 13. Vérification des données saisies........................................74
  • 4. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [4] 14. Unité de Transport des enveloppes TEE – U-TRP (Messagers)............... 75 15. Vérification de l’état d’un PV dans le système ......................... 76 16. Archivage .............................................................. 77 Chapitre V – Gestion des résultats, sécurisation des données et accès au CTV .. 79 1. Aspects sécuritaires ................................................... 79 2. Gestion des résultats .................................................. 80 3. Accès au Centre de Tabulation des Votes (CTV) .......................... 81
  • 5. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [5] Chapitre I – Aspects généraux 1. Mission du Centre de Tabulation des Votes La mission du Centre de tabulation est la saisie et le traitement des procès-verbaux (art. 171.1 du décret électoral du 2 mars 2015). Il est important de souligner que le Centre de Tabulation ne reçoit pas de bulletins (voir art. 170 et 170.1 du décret électoral 2 mars 2015) mais les procès-verbaux de dépouillement. En plus du procès-verbal de dépouillement, le Centre de Tabulation reçoit le procès- verbal d’incident, celui d’irrégularité, la liste d’émargement et la feuille de comptage. Tous ces documents sont placés dans une même enveloppe transparente scellée pour être acheminés, via les BED, au Centre de tabulation (art. 167.3 décret électoral 2 mars 2015). 2. But du manuel de procédures Décrire les étapes du processus de tabulation des votes (réception et inventaire des procès–verbaux (PVs), numérisation, contrôles visuels, saisie informatique, contrôle de conformité, contrôle de qualité, archivage physique et publication etc.). 3. Aperçu global du processus de tabulation des votes Le processus de tabulation des votes a pour objectif final la compilation des votes enregistrés, manuellement sur les procès-verbaux de dépouillement (PV), par les membres de bureau de vote (MBV) pour chaque candidat ou cartel et la préparation des résultats préliminaires. Après le dépouillement, pour chaque bureau de vote (BV), un procès- verbal de dépouillement est préparé en six (6) originaux (art. 169 décret électoral 2 mars 2015) dont l'un est destiné au Centre de Tabulation. En faisant clairement la différence entre irrégularités et fraudes, le processus de tabulation élaboré par le CEP vise à détecter, autant que possible, les documents entachés de fraudes qui pourraient affecter les résultats préliminaires des élections et à les écarter de la préparation desdits résultats. À cet effet, le Centre de Tabulation s’est doté graduellement d’une infrastructure technologique en constante amélioration, de techniciens nationaux et internationaux spécialisés, et de techniques et procédures dans le but ultime de protéger le vote du citoyen. Le processus de tabulation comprend quatre grandes étapes à savoir la mise à zéro de la base de données du CTV, la réception des procès-verbaux, le traitement des procès- verbaux et finalement la préparation et la transmission des résultats préliminaires au Directeur Exécutif du CEP, comme indiqué ci-après :
  • 6. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [6]
  • 7. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [7] Plus en détails le processus de tabulation peut être décrit par le diagramme suivant : 4. Mesures de transparence Afin de rehausser la transparence au niveau du Centre de Tabulation les mesures suivantes ont été adoptées et mises en place :  Accès autorisé au CTV, suivant les règles définies par le CEP, des observateurs nationaux et internationaux accrédités et des journalistes pendant toute la durée de la tabulation et 24h/24 ;  Accès autorisé au CTV à titre d'observateurs, suivant les règles définies par le CEP, des représentants de partis politiques, de groupements de partis politiques et des candidats participants aux élections pendant toute la durée de la tabulation et ce, 24h/24 ;
  • 8. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [8]  Liberté de tout observateur de suivre toutes les étapes du processus et de demander aux Directeurs du Centre toutes les explications nécessaires sur le déroulement du processus ;  Affichage sur un écran de téléviseur au CTV et sur le site internet du CEP des données détaillées d'avancement de la tabulation des procès-verbaux au fur et à mesure de l'évolution du processus et en fin de processus;  Affichage des images numérisées des PVs reçus au CTV sur le site internet du CEP (PVs attendus, PVs reçus, PVs Non-reçus, PVs comptabilisés et mis à l'écart) ;  Affichage sur le site internet du CEP, autant que possible, des photographies des PVs affichés aux BVs après le dépouillement et transmises par les superviseurs des centres de vote via les smartphones ;  Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs non reçus au CTV ;  Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs mis à l'écart avec les motifs ;  Interviews accordés aux médias par les Directeurs du CTV pendant toute la durée de la tabulation. Les mesures précédentes visent à permettre à tout candidat qui le souhaite d’obtenir le maximum d’informations possible durant la tabulation des votes et d’avoir, après la publication des résultats préliminaires par le CEP, les éléments nécessaires pour préparer son dossier en cas d’éventuelles contestations des résultats devant les tribunaux électoraux (BCED / BCEN). Ces mesures répondent également au besoin de donner, à tous ceux qui sont intéressés aux élections, l’accès à l’information en ce qui concerne la tabulation des votes.
  • 9. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [9] Chapitre II – Début du processus de tabulation 1. Mise à zéro de la base de données 1.1. Principes Une des activités préalables au processus de tabulation est la formation du personnel vacataire du CTV. Ce personnel est constitué par des opérateurs de saisie, des vérificateurs, des contrôleurs de qualité et des archivistes. Afin de bien former ce personnel, le CTV réalise une série d’exercices connus sous le nom de « simulations ». Ces simulations permettent au personnel vacataire du CTV de faire face à des situations très proches de la réalité en ce qui concerne le traitement des procès-verbaux. Ces simulations sont réalisées avec des procès-verbaux factices et les formations sont dispensées en utilisant des kits de formation destinés à cet effet. La saisie des votes des dernières élections, les tests de fonctionnement des modules informatiques, les simulations relatives à l'entrainement et la formation des opérateurs, qui doivent acquérir les compétences et la performance requises, laissent des données sur la base qu’il faut nécessairement nettoyer avant le début de la tabulation des votes pour le tour des élections en cours. D’où la nécessité de faire une mise à zéro de la base. Celle-ci est faite avant la tabulation des votes de chaque tour des élections et de préférence le jour des élections. Cette procédure, nécessaire pour amorcer la tabulation, contribue à bâtir la confiance dans le processus. Le Gestionnaire de la base de données du CTV s’assure que l’heure de référence du système a été réglée à l’heure locale précise afin de référencer les transactions de manière précise. La mise à zéro de la base est effectuée par le Directeur du Centre de Tabulation le jour même de l’élection, après la fermeture des Bureaux de Vote, et dans les heures précédant le début de la tabulation des votes. La mise à zéro se fait en présence éventuellement :  des observateurs nationaux et internationaux accrédités par le CEP;  de candidats ou de leurs représentants accrédités par le CEP, de mandataires accrédités de partis politiques et de groupements de partis politiques. L'absence d'une ou de plusieurs de ces entités n'est pas une raison valable pour retarder la mise à zéro de la base de données et du même coup le lancement du processus de tabulation des votes. Cependant il est recommandé de le faire en leur présence par souci de transparence.
  • 10. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [10] 1.2. Procédure 1. Pour effectuer la mise à zéro de la base de données, c'est-à-dire la nettoyer, le Directeur du CTV doit accéder à un module informatique développé à cet effet dont l’écran principal est affiché ci-après : 2. Il doit d’abord saisir un mot de passe pour accéder au système. Ce mot de passe lui sera fourni préalablement dans une enveloppe fermée par le Gestionnaire de la base de données du CTV. Le Directeur clique ensuite sur le bouton où s’affiche une petite clé. 3. Pour lancer la mise à zéro de la base, on doit cliquer sur le bouton « Réinitialiser la base de données » et le système affichera un message demandant de confirmer cette action. 4. Une fois que le Directeur aura cliqué sur le bouton « Oui », le système démarrera et le degré d’avancement de la réinitialisation sera indiqué sur l’écran du moniteur. 5. Quand l’application aura terminé la mise à zéro, le système affichera un message indiquant la fin du processus comme suit :
  • 11. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [11] 2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation 2.1. Principes Des copies vierges - i.e. sur lesquelles toutes les données sont à zéro - des rapports d’avancement du processus de la tabulation des votes son imprimées après la mise à zéro de la base et distribuées à tous les témoins. Ces rapports d'avancement vierges sont également affichés avant le début de la tabulation sur un site internet conçu à cet effet (https://processus.cephaiti.ht). Au fur et à mesure qu'avance le processus de tabulation les tableaux des rapports d'avancement du processus, initialement vierges, sont remplis et tout un chacun pourra continuer à les consulter sur ledit site. Elles sont aussi affichées sur un écran disponible au CTV. 2.2. Procédure Pour effectuer l’impression des rapports après la mise à zéro, le Directeur du Centre de Tabulation suit la procédure suivante: 1. Accéder au module destiné à cet effet dont l’écran principal est affiché ci-après : 2. Le module offre trois options représentées par trois boutons distincts sur la fenêtre précédente. Le directeur du CTV devra cliquer sur chaque bouton afin de produire les différents rapports en fonction du type d’élection sélectionné. 3. Des copies de chaque rapport sont alors imprimées et distribuées à tous les témoins. A noter qu’après chaque rapport, la fenêtre qui a permis de produire ledit rapport doit être fermée afin de pouvoir cliquer sur un autre bouton et imprimer le rapport suivant.
  • 12. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [12]
  • 13. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [13] Chapitre III – Réception des procès-verbaux 1. Livraison des grands sachets TEB au CTV 1.1. Principes Selon la procédure de collecte des documents sensibles, les grands sachets TEB (Tamper Evident Bag) proviennent des BED ou de centres de collectes gérés par les membres des BED. Ils sont livrés à l’aire de réception du CTV par un membre de BED dans un véhicule accompagné par les forces de la PNH. 1.2. Procédure 1. Les véhicules transportant les sachets en provenance des départements sont notés sur un registre par un opérateur désigné à cet effet : 2. Après débarquement, les véhicules sont inspectés pour s’assurer qu’ils ne contiennent plus aucun sachet.
  • 14. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [14] 2. Réception et inventaire des sachets TEE 2.1. Principes Le processus de réception commence par le déballage des grands sachets TEEs (Tamper Evident Envelope). Une sous-unité de l’Unité de Réception physique appelée Unité d’inventaire physique informatisé — UIPI — effectue la prise d’inventaire. L'objectif principal est d'avoir la liste complète de tous les procès-verbaux qui sont reçus au CTV. L’identité des PVs est saisie par l’UIPI à l’aide de lecteurs de code-barres qui permettent l’enregistrement immédiat des PVs livrés et reçus au CTV. L’enregistrement se fait par LOT de façon que chaque groupe de procès-verbaux reçus au CTV soit identifié avec un numéro de LOT unique. Certains PVs sont reçus au CTV sans avoir été inclus dans une enveloppe transparente TEE (Tamper Evident Envelope). Ils sont parfois accompagnés des documents d’appui, quelquefois non. L’Unité de Réception physique place alors de tels documents dans des enveloppes transparentes vierges gérées pas l’Unité d’Archivage. Cette action permettra la protection du PV et des documents d’appui lors des activités de tabulation. 2.2. Dispositions spécifiques et précautions lors du déballage des grands sachets Procéder avec soin afin de ne pas abîmer les enveloppes transparentes TEE qui sont contenus dans les grands sachets et de ne pas endommager les documents non inclus dans certaines enveloppes. Eviter de dissocier d’une enveloppe TEE les documents non inclus dans celui-ci. Eviter l’accumulation des enveloppes sur la table de travail en accélérant le transfert des enveloppes conformes vers l'unité d'inventaire. Placer un PV reçu mais non inclus dans une enveloppe transparente TEE dans une enveloppe transparente TEE vierge dûment gérée et identifiée selon les exigences d’archivage. 2.3. Procédure 1. Le personnel de l’Unité de Réception doit ouvrir les grands sachets et transférer immédiatement les enveloppes transparentes contenant les procès-verbaux aux opérateurs chargés de l’inventaire informatique. 2. Chaque opérateur de l'unité d'inventaire doit accéder le module d’inventaire avec son nom d'utilisateur et son mot de passe.
  • 15. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [15] 3. Une fois cela fait l’écran suivant s'affiche : 4. Si aucun lot n’est encore disponible, le message suivant est affiché et par conséquent le responsable de l’Unité d’Archivage doit créer un lot afin que l'opérateur puisse continuer à travailler (voir procédure pour la création d’un LOT) : 5. Une fois le lot créé, placez le code-barres pré-imprimé sur le PV en face du lecteur de code-barres pour permettre au système de lire automatiquement le numéro du PV (par exemple AA99999 pour un PV président).
  • 16. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [16] 6. Une fois le numéro du PV lu automatiquement par le lecteur, le système affiche l’information figurant dans l'en-tête du PV. Dans le cas par exemple d'un PV factice de numéro AA99999 le système affichera :  Le numéro du PV, par exemple AA99999 ;  Le département, par exemple Nippes ;  La commune, par exemple Miragôane;  La section (Seksyon/Lavil), par exemple 4ème Sect. St. Michel ;  Le numéro du bureau de vote (KodBiwoVot la), par exemple 10-40-94-01-03-7- 1 ;  Le centre de vote, par exemple École Nat. De Saint Michelle. 7. Comparer visuellement les données affichées par le système et celles figurant dans l'en-tête du PV physique contenu dans l'enveloppe TEE. Si elles ne sont pas identiques, se référer au superviseur de l’unité d’inventaire informatique. 8. Cliquer sur le bouton « Entrer » une fois certain d’avoir saisi le bon PV. 9. Le système confirme que le PV est enregistré par le module informatique en affichant : « Dernier procès-verbal sauvegardé ==> AA99999 ».
  • 17. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [17] 10. Si c’est le cas d’un procès-verbal déjà traité, le système affiche un message pour informer l’utilisateur : « Ce procès-verbal a été déjà inventorié le 06/03/2011 6:38:30 PM – SVP appelez votre superviseur ». N.B. : Dans le cas où le PV de dépouillement n'est pas directement visible parce qu'il est caché par d'autres documents dans l'enveloppe, cette dernière est envoyée à l'unité de rectification des enveloppes. Après rectification, l'enveloppe en question est renvoyée à l'unité d'inventaire.
  • 18. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [18] 3. Création d’un LOT 3.1. Principes Un LOT est utilisé pour inventorier un certain nombre de procès-verbaux arrivés à un moment donné par lots dans des sachets au CTV. La gestion des LOT à savoir la création, la fermeture et l’impression des rapports d'inventaire est sous la responsabilité du responsable de l'unité d'archivage. 3.2. Procédure 1. Le responsable de l'unité d'archivage accède au module d’inventaire avec son nom d'utilisateur et son mot de passe. 2. L’écran suivant s'affiche: 3. En Cliquant sur le bouton « Créer LOT », le système affiche le message suivant :
  • 19. Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP [19] N.B. : Seul un LOT peut être ouvert à la fois. S'il y a un LOT ouvert, il n’est pas possible de créer un nouveau LOT. Il faut d’abord fermer celui qui est ouvert. 4. Fer
  • Related Search
    We Need Your Support
    Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

    Thanks to everyone for your continued support.

    No, Thanks