UNIVERSIDAD CATÓLICA SEDE SAPIENTIAE

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  UNIVERSIDAD CATÓLICA SEDE SAPIENTIAE Facultad de Ciencias de la Educación y Humanidades   Arci!"stica y #estión D$cumental A PLICACIÓN   DE   L%S   PR%CES%S   T&CNIC%S   ARCHIV'STIC%S   DE   LAS   PLANILLAS   DE   RE(UNERACI%NES   DEL   ARCHIV%   CENTRAL   DEL   SERVICI%   NACI%NAL   DE   (ETE%R%L%#'A   E   HIDR%L%#'A   DEL   PER)   DURANTE   EL   A*%  +,-. Por: /uli$ C0sar Suni Casa1eralta Tesis para optar el Título Profesional en Archivística y Gestión DocumentalLima, 201  1.7. MARCO TEÓRICO Para la elaboración del presente trabajo, ha sido necesario considerar el estudio de los conceptos archivísticos que permitan crear la base para la interpretación adecuada de los resultados de la investigación sobre nuestro objeto de estudio, con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos. Según el Consejo nternacional de !rchivos "#$$%& ,  el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporte producidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo producido por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de sus actividades.Según el 'reve (anual del !rchivero del !rchivo )eneral de la *ación "+-&, para iniciar con la implementación de procesos tcnicos de archivos debemos/ - 0evisar el organigrama de la institución, lo que nos permitir1 conocer sus divisiones o secciones internas particulares. - nformarse acerca de la historia de la institución en la que laboramos. - 0evisar los documentos de gestión institucional. - 0espetar el srcen 2 la forma como han sido dispuestos srcinalmente los documentos, posteriormente se debe elaborar un diagnóstico institucional que permita conocer la realidad de nuestro archivo. - 3inalmente se debe realizar la gestión de documentos desde su elaboración hasta su conservación permanente o su eliminación, de acuerdo a su ciclo vital.Para ello, e4iste un conjunto de procesos tcnicos archivístico normados 2 reglamentados, que a continuación se e4ponen. 1.7.1.Procesos técnicos archivísticos Según el !rtículo #5 de la 0esolución 6efatural *5 7%8-9:!)*86, del %# de (a2o de #$-9, se aprueba las *ormas )enerales del Sistema *acional de !rchivos ; S*!, las mismas que se detallan a continuación/ SNA. 01  !dministración de !rchivos SNA. 0  <rganización de =ocumentos SNA. 0!  =escripción =ocumental SNA. 0"  Selección =ocumental SNA.0#  Conservación de =ocumentos  SNA. 0$  Servicios !rchivísticos >os procesos tcnicos archivísticos tienen por finalidad de alinear el trabajo archivístico en las instituciones del estado 2 garantizar la conservación del patrimonio documental de la nación brind1ndoles herramientas que facilitaran el manejo, control 2 servicio de los documentos en una organización 0ebelo "+?& se@ala que los procesos tcnico archivísticos son acciones sistem1ticas 2 operativas, mediante los cuales se ejecutan las funciones archivísticas.>a primera norma "S*!. #/ !dministración de !rchivos& hace mención al !rchivo Central, el cual es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar 2 controlar las actividades a nivel institucional teniendo la finalidad de determinar los principios de unidad, racionalidad 2 eficiencia en la administración de los archivos 2 brindar servicios de información al estado, a la ciudadanía 2 a la investigación. 'asado en lo mencionado anteriormente podemos determinar que el !rchivo Central es el encargado de implementar dichos procesos tcnicos archivísticos sobre la documentación, en el caso del presente pro2ecto su implementación se da sobre la serie Planillas de 0emuneraciones. 1.7.1.1.Or%ani&aci'n (oc)*enta+ 1.7.1.1.1.Conceto Según las normas del Sistema *acional de !rchivos "#$-9&, la <rganización de =ocumentos es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar 2 signar los documentos de una entidad. An esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series 2 sub8series documentales/ ! Clasificar documentos/ significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de subdivisión, teniendo en cuenta la estructura org1nica 2 o las funciones institucionales.      ̸  ! <rdenar documentos/ significa unir 2 relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema m1s conveniente/ ordenamiento alfabtico, numrico, cronológico, etc. ! Signar documentos/ significa asignarles símbolos de codificación para su identificación "por unidades org1nicas, por series documentales, etc&. Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.C1rdenas "+B& dice que organización documental es la etapa del proceso tcnico en que la documentación acopiada 2 conservada deber1 ser organizada, permitiendo que cada uno de los documentos estn donde deben estar, integrando un todo org1nicoD. "p. +-&Al primer concepto del sistema nacional archivos nos presenta una visión m1s amplia, 2a que nos menciona realizar tres acciones fundamentales para la organización documental. Al segundo concepto, se@ala que una vez que el documento se encuentre en el !rchivo Central se deber1 ser organizada por cada unidad org1nica, es decir, como se se@aló en una primera parte 0espetar el srcen 2 la forma como han sido dispuestos srcinalmente los documentos. 1.7.1.1..Princiios Archivísticos (artín "+$& conceptualiza estos principios/ a. Princiio -e roce-encia / As aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo 2 en ste la integridad 2 el car1cter seriado de las secciones, series 2 e4pedientes.  "# Princiio -e Or-en nat)ra+ / Eace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o e4pediente ubic1ndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron srcen a su producción "p.#& # 1.7.1.1.!. Acciones )n-a*enta+es -e +a Or%ani&aci'n (oc)*enta+  Al (anual del !rchivero del !)* "+-&, se@ala las siguientes acciones/  1.7.1.1.!.1.C+asi/icaci'n  Consiste en separar o dividir los documentos en clases o grupos que sean susceptibles de subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura org1nica 2 o las funciones institucionales.      ̸ Según Cruz "+#&, que se puede considerar en la clasificación de documentos/ ! >as acciones. =e acuerdo con lo visto en las p1ginas precedentes, toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines. ! >a estructura org1nica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo. ! >os asuntos o materias. Aste es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos 2 materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organización. 1.7.1.1.!.. Or-ena*iento Consiste en unir 2 relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema m1s convenienteF ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico, cronológico, etc.Cruz "+#&, indica los principales mtodos/ ! Cronológico/ >a fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este mtodo, siguiendo los tres componentes de la misma de ma2or a menor/ el a@o, el mes 2 el día. !  !lfabtico/ utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, 2 su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. ! *umrico/ establece la ordenación de documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante , o agrupaciones de estos por bloques !  !lfanumrico/ consiste en la combinación de letras 2 números para componer los códigos de ordenación "p.+B-8+B$&.
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