ค ม อการประย กต ใช ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ก บงานบร หารท วไป... การจ ดการความร ของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร - PDF

Description
ค ม อการประย กต ใช ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ก บงานบร หารท วไป... การจ ดการความร ของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร จ ดท าโดย ส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร กรกฎาคม ๒๕๕๗ ๒ ค ม อการประย กต ใช ระบบสารบรรณอ

Please download to get full document.

View again

of 20
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Automobiles

Publish on:

Views: 6 | Pages: 20

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อการประย กต ใช ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ก บงานบร หารท วไป... การจ ดการความร ของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร จ ดท าโดย ส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร กรกฎาคม ๒๕๕๗ ๒ ค ม อการประย กต ใช ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ก บงานบร หารท วไป **************** ๑. เร องมาตรฐานงานด านงานสารบรรณ ส าหร บระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส การร บหน งส อ ๑. เม อม หน งส อเข า เจ าพน กงานธ รการส าน กฯ ลงทะเบ ยนร บหน งส อจากน นน าเข าหน งส อและ เอกสารแนบท กแผ นให เป นในร ปแบบเอกสารอ เล กทรอน กส ไฟล นามสก ล.pdf ยกเว น : กรณ เร งด วน และทราบภารก จน น ๆ ว าม ผ ร บผ ดชอบช ดเจนให ส งเร องในระบบให เจ า พน กงานกล มงานฯ หล งจากน น ด าเน นการส งหน งส อ ด งน ๑.๑ น าส งเร องในระบบ และพ มพ เอกสารให ผ อ านวยการส าน กฯ ลงนามมอบหมายงานและ ให กล มงานด าเน นการ แล ว Scan ใบท ผ อ านวยการส าน กฯ ลงนามเข าจ ดเก บในระบบเพ มในเร องเด ม พร อมท งน าส งเร องในระบบให กล มงานฯ ท ร บผ ดชอบด าเน นการ ส วนเอกสารฉบ บจร งน าส งให ภายหล ง เม อผ อ านวยการส าน กลงนามแล ว ๑.๒ กรณ เป นหน งส อเช ญประช มรายบ คคล ให น าส งเข ากล มงานฯ ท ส งก ด แล วกล มงานฯ ส ง ให ผ ปฏ บ ต ต อไป ๑.๓ กรณ เป นหน งส อร บจากภายนอกท ร บจากส าน กบร หารงานกลาง ให เจ าพน กงานธ รการ ส าน กฯ Scan เข าเอกสารท กแผ น เน องจากส าน กบร หารงานกลางจะน าเข า แค หน งส อใบแรกเท าน น และตรวจสอบความถ กต องครบถ วน ๓ ๒. เจ าพน กงานธ รการกล มงาน ร บหน งส อเข าในระบบและลงทะเบ ยนร บกล มงาน จากน นน า หน งส อส งผ บ งค บบ ญชากล มงานพ จารณามอบหมายงานให ผ ปฏ บ ต งานด าเน นการ พร อมเซ นช อลงนาม การส งหน งส อ ๑. เม อผ ปฏ บ ต งานจ ดท าบ นท ก/หน งส อ ท ม เอกสารแนบ ส งผ บ งค บบ ญชากล มงาน ตรวจสอบ ความถ กต องของบ นท ก/หน งส อ และเอกสารแนบ แล วลงนาม ส งให เจ าพน กงานธ รการกล มงาน ลงทะเบ ยนส งหน งส อกล มงาน ๒. เจ าพน กงานธ รการกล มงาน น าส งเอกสารฉบ บจร งให ผ อ านวยการส าน กฯ ลงนาม เจ าพน กงานธ รการส าน กฯ ออกเลขทะเบ ยนหน งส อส งของส าน กฯ Scan เข าระบบน าเข าหน งส อท ผ อ านวยการส าน กฯ ลงนามแล ว ๓. ระบบเป นเอกสารอ เล กทรอน กส ม บ นท ก/หน งส อ และเอกสารแนบ ท กแผ น และต องใส ช อ เจ าของเร องท ในช องหมายเหต ตามร ปแบบ ในช องหมายเหต เจ าของเร อง : ช อ-นามสก ล ช อกล มงาน เบอร โทร ๔ หล ก เช น เจ าของเร อง : นายสมชาย ช ยเชษฐ ด ารงก ล กล มงานว ทยาการคอมพ วเตอร โทร.๙๒๗๑ พร อมท งตรวจสอบความครบถ วนของเอกสาร แล วน าส งเร องในระบบให ส าน กฯ ท ต องการส งตาม เอกสาร กรณ ท ต องส งฉบ บจร ง ต องจ ดเก บเป นเอกสารอ เล กทรอน กส ท กแผ นเช นเด ยวก น เช นเอกสาร ส าค ญส งส าน กการคล งและงบประมาณ หน งส อส งหน วยงานภายนอก หร อเร องอ น ๆ ท เจ าของเร องระบ ๔ ๒. มาตรฐานการจ ดการเอกสารอ เล กทรอน กส ๒.๑ ต งช อเอกสารแนบให ส อถ งเน อหาท ช ดเจน ๒.๒ ไฟล ต องเป นนามสก ล.pdf ๒.๓ ความละเอ ยดในการจ ดเก บ ขาว-ด า ๒๐๐ dpi ส ๓๒๐ dpi ๒.๔ กรณ ท ต องการแนบร ปภาพเป นเอกสารแนบ ให แปลงไฟล ร ปภาพเป น PDF ก อนน ามาแนบ เน องจากถ า scan จะท าให ภาพไม ช ด ๒.๕ พ จารณาความเหมาะสมในการแยกเอกสารแนบท ม มากกว า ๑ เอกสาร หร อเอกสารท ม จ านวนหลายหน า เช นเอกสารรายงานต วช ว ดท ม เอกสารมาก เพ อลดการโหลดข อม ลของระบบจาก ฐานข อม ล ๒.๖ การวางแนวเอกสาร ให เร ยงตามเอกสารต นฉบ บ ๒.๗ พ จารณาการ Scan ให เป นภาพส หร อขาวด า โดยค าน งถ งความจ าเป น เช น แผนผ งการ ไหลของข อม ลท ม การใช เส นเป นส ต าง ๆ ก ควร Scan เก บเป นเอกสารส บ นท ก/หน งส อ ภายใน ส าน กงานฯ ให จ ดเก บเป นขาว-ด า ๒.๘ เอกสารท ม ความส าค ญทางด านการเง นต องม การจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส เพ อเก บเป น หล กฐานการเง น ๓. การเข าส ระบบ e-office ๓.๑ การเข าส e office ผ านทาง Smartphone (ส าหร บผ ใช งานท วไป สามารถเป ดอ านได อย าง เด ยว ไม สามารถลงร บหน งส อได ) smtp.senate.go.th/sarabun/ ๓.๒ เข าส ระบบ e office ทาง Web (ส าหร บผ ใช ท กระด บ สามารถลงร บหน งส อและใช งาน ระบบงานอ น ๆ ได ) - URL Address - Click ท เมน e office ทางหน าเว บไซต ๕ ๖ ๔. ค ม อการร บ-ส ง หน งส อภายใน ของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ผ านระบบสาร บรรณอ เล กทรอน กส (E-Office) การลงทะเบ ยนร บหน งส อ ของกล มงานบร หารท วไป ส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ม ๒ ว ธ ค อ การลงทะเบ ยนร บหน งส อผ านระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (E-Office) และการ ลงทะเบ ยนร บหน งส อทางสม ดลงร บหน งส อของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ๔.๑. การลงทะเบ ยนร บหน งส อ ผ านระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (E-Office) ม ข นตอน ด งน ๑. เป ดโปรแกรม ระบบส าน กงานอ ตโนม ต ส าน กงานเลขาธ การว ฒ สภา ๒. ใส ช อผ ใช งานพร อมรห สผ าน เพ อเข าใช งานระบบ ช อผ ใช งาน และรห สผ าน ๓. คล กไปท เมน ข อม ลเข า เพ อเข าส จะม รายการข อม ลเข าท เจ าหน าท ธ รการกล ม งานบร หารท วไป ต องลงทะเบ ยนร บในระบบ คล กข อม ลเข า 1 คร ง ๗ ๔. เล อกเร องเข า กล มงานบร หารท วไป (สนส) เล อกเร องเข า กล มงานบร หารท วไป (สนส) ร ปซองจดหมายท เป ดแล ว ร ปซองจดหมายท เป ดแล ว หมายถ ง หน งส อราชการท ส งมาถ งกล มบร หารท วไป ส าน ก เทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ซ งเจ าพน กงานธ รการท ม หน าท ลงทะเบ ยนร บหน งส อได เป ดอ าน หน งส อ ฉบ บน นแล ว ร ปซองจดหมายท ป ด หมายถ ง หน งส อราชการท ส งมาถ งกล มบร หารท วไป ส าน ก เทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ซ งเจ าพน กงานธ รการท ม หน าท ลงทะเบ ยนร บหน งส อย งไม ได เป ด อ านหน งส อ ฉบ บน น ๕. คล กไปท หน งส อฉบ บท ย งไม ได เป ดอ าน จะปรากฏด งภาพ ๖. คล ก ลงทะเบ ยน หน งส อ ๘ ๖. คล กท ลงทะเบ ยน 1 คร ง ๘. คล กตกลง ๗. คล กท ช อง ทะเบ ยนหน งส อร บภายใน ๗. คล กท ช อง ทะเบ ยนหน งส อร บภายใน ๘. คล ก ค าว า ตกลง ๙. ด เวลาท ลงทะเบ ยนหน งส อร บ เพ อน าไปใส ในสม ดทะเบ ยนหน งส อร บ (ลงด วยม อ) แล ว คล กตกลง ด เวลาลงทะเบ ยนร บ คล ก ตกลง ๙ ๑๐. พ จารณาว าหน งส อท ได ลงทะเบ ยนร บแล ว ต นเร องต องการส งหน งส อให ก บกล มงานใด ๑๑. เจ าพน กงานธ รการ (เวรประจ าว น) ด าเน นการส งหน งส อให ผ อ านวยการส าน ก เพ อทราบ ๑๒. กล บมาคล กท เลขหน งส อท ต องการส งอ กคร ง เพ อส งให ก บกล มงานท ต นเร องต องการส ง ๑๓. คล กท ทะเบ ยนหน งส อร บภายใน คล กท ทะเบ ยนหน งส อร บภายใน ๑๔. เล อกหน งส อท ต องการจะส ง โดยคล กท หน งส อฉบ บน น คล กเล อกหน งส อท ต องการส งให ผ อ านวยการส าน ก ทราบ ๑๐ คล ก ส งหน งส อ ๑๕. เล อก ส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ๑๖. คล กท เคร องหมาย + 1 คร ง ๑๗. เล อกช อ นายคณว ฒน วงศ แก ว ผ อ านวยการส าน ก (ช อบ คคลท เล อกจะไป ปรากฏด านซ ายม อ) ๑๘. คล กท 1 คร ง ๑๙. เล อกข อความท พ จารณาหน งส อท ต องการส งให ผ อ านวยการส าน กฯ ทราบ ช อท เล อกจะปรากฏอย ด านซ าย ๑๖ ๑๕ ๑๗ ๑๘ ๑๙ เล อกข อความ 1.18 เล อกในห วข อท ต องการเล อก ๑๑ ๒๐ คล ก ตกลง ห วข อท เล อกส ง คล กตกลง ๒๑. คล กท หน งส อท ต องการจะส ง(อ กคร ง) เพ อส งให ก บ กล มงาน/บ คคลท ร บผ ดชอบ ท ต องด าเน นการตามค าส งในหน งส อฉบ บน น คล กเล อกหน งส อท ต องการส งให กล มงาน/บ คคล ๑๒ คล ก ส งหน งส อ ๒๒. เล อก ส าน กเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ๒๓. คล กท เคร องหมาย + 1 คร ง ๒๔. เล อกช อ กล มงานท ต องการส งหน งส อ (ช อท เล อกจะไปปรากฏด านซ ายม อ) ๒๕. คล กท เพ ม ๒๖. คล กท 1 คร ง และเล อกข อความท พ จารณาหน งส อท ต องการส งให กล มงานน นฯ ทราบ ๒๗. คล ก ตกลง กล มงานท เล อกจะปรากฏ อย ด านซ าย ๒๕ ๒๓ ๒๔ ๒๖ เล อกข อความ ๒๗ คล ก ตกลง ๑๓ ๒๘. พ มพ หน งส อท ลงร บเพ อลงในเล มของทะเบ ยนหน งส อร บ (ด วยม อ) เสร จข นตอนการลงทะเบ ยนร บหน งส อทางระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ๔.๒ การส งหน งส อของส าน กเทคโนโลย ฯ ไปย งส าน กต างๆ ภายในส าน กงาน เลขาธ การว ฒ สภา ๑. เป ดโปรแกรม ระบบส าน กงานอ ตโนม ต ส าน กงานเลขาธ การ และเข าส ระบบฯ ๒. เล อกท ทะเบ ยนหน งส อส ง (ของส าน ก) คล ก ทะเบ ยนหน งส อส ง (ของส าน ก) ๓. เล อกท สร างหน งส อ คล ก สร างหน งส อ ๑๔ ๔. ใส รายละเอ ยดต างๆ ลงในช องท ม เคร องหมาย (**) ด งท ปรากฏ ใส รายละเอ ยดในช อง ให ครบถ วน เม อใส ข อม ลครบถ วนแล ว จะปรากฏด งภาพ คล กท บ นท ก หน งส อ คล กท เอกสารแนบ เพ อใส เอกท ต องการส ง คล ก เอกสารแนบ รายละเอ ยดท ใส ครบแล ว ๕. เล อกท น าเข า เพ อใส เอกสารท ต องการส ง (เอกสารท สแกนไว แล ว) ๖. คล กท บ นท ก ๗. คล กท เลขหน งส อ อ กคร ง ๑๕ ๖ บ นท ก ๗ คล ก เลขท หน งส อ เล อกเอกสารท ต องการส ง (โดยว ธ สแกน) ๙. คล กส งหน งส อ ๕ น าเข า ๘. เล อก ส งหน งส อ ๙. เล อก ส าน กการคล งและงบประมาณ กล มงานบร หารท วไป ๑๐. เล อก เพ ม ๑๑. กล มงานท เล อก จะไปปรากฏด านซ ายม อ ๑๓. เล อก ข อความท ต องการส งหน งส อให ส าน กฯ ด าเน นการ ๑๔. คล ก ตกลง ๑๒ ๑๑ เล อก ๑๐ คล กเคร องหมาย + เล อก กล มงานบร หารท วไป ๑๓ เล อก ข อความท ต องการให ทราบ ๑๔ เล อก ๑๖ ๔.๓. การสแกนเอกสาร (เพ อน าเข าในหน งส อส ง) ของส าน กฯ เป ดโปรแกรม ๑. คล กป ม Create PDF ๒. เล อก From Scanner ๓. เล อก เคร องสแกน ๔. เล อก Scan ๕. เล อก Scan ๑๗ เม อคล กป ม Scan แล ว เคร องจะท าการสแกน หล งจากน นจะม Pop-up ข นมา ด งภาพ ให คล ก ท ป ม Done 6. เล อก Done ถ าเคร องประมวลผลออกมาแล วเอกสารตะแครง ให ท าด งน 1. คล กป ม Pages 2. คล กขวาเอกสาร เล อก Rotate Pages เพ อปร บต าแหน งเอกสาร 1. คล กป ม Pages 2. คล กขวา Rotate Pages คล กเพ อปร บต าแหน งเอกสาร คล ก OK ๑๘ คล กเล อก File คล กเล อก Save As ต งช อเอกสารท สแกน คล ก Save ๑๙ ๔.๔. การลงทะเบ ยนร บหน งส อ ทางสม ดลงร บของส าน กเทคโนโลย สารสนเทศ หล งจากท พ มพ หน งส อออกจากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (E-Office) เร ยบร อย แล ว น าเอกสารลงทะเบ ยนหน งส อร บในสม ดลงร บ ด งน ๑. ประท บตราลงท
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks