ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) - PDF

Description
ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) 1 1. บทน า ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) เป นการน าเอาเทคโนโลย ใหม มาใช ช วยให การปฏ บ ต งานใน ส าน กงานม ประส ทธ ภาพม ความคล องต วสะดวกรวดเร วมากข น โดยการน

Please download to get full document.

View again

of 12
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Graphic Art

Publish on:

Views: 3 | Pages: 12

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) 1 1. บทน า ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) เป นการน าเอาเทคโนโลย ใหม มาใช ช วยให การปฏ บ ต งานใน ส าน กงานม ประส ทธ ภาพม ความคล องต วสะดวกรวดเร วมากข น โดยการน าเอาอ ปกรณ อ เล กทรอน กส คอมพ วเตอร มาใช ในการจ ดท า การเก บร กษา การส งข อม ลการต ดต อส อสารในส าน กงาน ท งย งเป นการลด ปร มาณกระดาษลง สามารถส อสารผ านทางจอคอมพ วเตอร ได อย างรวดเร ว การจ ดเก บเอกสาร สามารถน าเอา เคร องม อเคร องใช ในการจ ดเก บมาช วยให การจ ดเก บม ประส ทธ ภาพมากข นค นหาได ง ายและประหย ดพ นท ใน การจ ดเก บ นอกจากน ย งม เคร องม อเคร องใช และอ ปกรณ อ นๆ อ กมากมายส าหร บส าน กงาน อ ตโนม ต 2. ความหมายของส าน กงานอ ตโนม ต หร อ ส าน กงานย คใหม ส าน กงานอ ตโนม ต ค อ การสร างระบบท ใช ในการประมวลข าวข อม ลไม ว าจะอย ในร ปแบบของข อม ลท เป นต วเลข ร ปภาพข อความ และเส ยงท ม ระบบเป นร ปแบบสามารถเก บและเร ยกมาใช งานได ตามต องการ การ บร หารข อม ลข าวสารสะดวกรวดเร ว ป จจ ยท ส าค ญต อระบบส าน กงานอ ตโนม ต ค อ ระบบการส อสาร โทรคมนาคม ซ งเป นการส อสารเช อมต อในการรวบรวมแลกเปล ยนข อม ลระหว างก น ด งน นการได เปร ยบ เส ยเปร ยบจ งว ดก นท ใครม ข อม ลข าวสารเพ อน ามาต ดส นใจได ด กว า ถ กต องกว าท นสม ยกว าและรวดเร วกว า ส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) ค อ กระบวนการในการน าเทคโนโลย มาช วยคนในส าน กงานให ท างาน ได อย างม ประส ทธ ภาพย งข น เทคโนโลย ท น ามาใช น นรวมถ งคอมพ วเตอร และอ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต เช น เคร องพ มพ ด ดชน ดต างๆ ท อาศ ยเทคโนโลย ช นส ง การส อสารด วยเทคโนโลย ทางการส อสาร เช น ระบบ โทรศ พท อ ตโนม ต ด จ ตอล โทรสาร การส อสารผ านดาวเท ยม ไฟเบอร ออฟต ค ฯลฯ การน าระบบส าน กงาน อ ตโนม ต มาใช จะช วยให องค การได ข อม ลท รวดเร วท นต อความต องการ ข อม ลม ความถ กต องมากข น ประหย ด ค าใช จ ายในระยะยาว ลดเวลาในการท างานและเพ มประส ทธ ภาพในการต ดต อส อสาร ในขณะเด ยวก นก ลดงาน ด านการจ ดท าเอกสารและการจ ดเก บเอกสาร ลดปร มาณกระดาษท ใช ในส าน กงานให ลดน อยลง 3. องค ประกอบของการจ ดส าน กงานอ ตโนม ต OA ประกอบด วยข อม ลต วเลข ร ปภาพ ข อความ และเส ยงท สามารถเช อมโยงก นได หมดและจ ดเร มต น ของ OA เป นการต อคอมพ วเตอร เข าก บเคร องพ มพ ด ด โทรศ พท ก สามารถท างานได อย างอ ตโนม ต และจะพ ฒนา ถ งข น สามารถใช โดยไม ต องเปล ยนเคร อง จนน าโทรศ พท มาใช เป นห วใจส าค ญของ OA ท จะขยายเคร อข าย ออกไปได ท วถ งท กจ ดในอนาคตข างหน า OA จะพยายามหาว ธ การเช อมอ ปกรณ ต างๆ หร อเคร องใช ใน ส าน กงานท ม อย แล วไม ว าจะเป นย ห อใดก ตามมาใช ร วมก นได ด งน น จะเห นว าม ความแตกต างของความหมายค า 2 ว า ส าน กงานอ ตโนม ต อย มากมาย เพราะผ น าด านน ค อ ญ ป นและสหร ฐอเมร กา ก ม แนวความค ดในด านน ไม เหม อนก น โดยสหร ฐมองว าส าน กงานอ ตโนม ต ต องเป นระบบประสานก น แต ญ ป นมองเห นว า OA เป นการหา เคร องม อหร อว ธ การใดๆ ก ตามเพ อปร บปร งประส ทธ ภาพของการท างานในส าน กงาน ด งน นส าน กงานใดท ม ง เคร องม ออ ปกรณ เพ ยงแต เคร องค ดเลขไฟฟ าเท าน น ก อาจเร ยกว า ส าน กงานอ ตโนม ต นอกจากน นผ เก ยว ก บวงการส าน กงาน ย งมองว าความส มพ นธ ของคนท ท างานอย ในส าน กงานร วมก บว ตถ ต างๆ ได แก เฟอร น เจอร เคร องใช คอมพ วเตอร โทรศ พท เคร องจดบ นท กค าบอก เคร องถ ายเอกสาร เคร องพ มพ ด ดและอ ปกรณ ต างๆ ใน ล กษณะความส มพ นธ ระหว างคนก บเคร องจ กร (Man-Machine Relation) และพยายามจ ดสร างท ท างานให เหมาะสมก บการรองร บอ ปกรณ เคร องม อเคร องใช ท นสม ยอ นๆ เป นระบบส าน กงานอ ตโนม ต 4. ว ตถ ประสงค ของการจ ดส าน กงานอ ตโนม ต ค อ การจ ดเตร ยมอ ปกรณ เพ อท จะช วยเหล อผ ปฏ บ ต งานในการรวบรวมข อม ลว เคราะห หาว ธ การ แก ป ญหาท เป นไปได และเผยแพร ข อม ลให ผ อ นทราบ ว ตถ ประสงค การน าส าน กงานอ ตโนม ต มาใช ค อ 1. ต องการความสะดวก 2. ต องการส งผ านสารสนเทศอย างต อเน อง 3. เพ อลดปร มาณคนงาน และปร มาณงานด านเอกสาร 4. ต องการความย ดหย น 5. เพ อท จะสามารถขยายงานต อไปได ในอนาคต 5. ข อด ของส าน กงานอ ตโนม ต 1. ได ข อม ลรวดเร วท นท ก บความต องการ 2. ข อม ลท ได ม ความถ กต องมากข น 3. ประหย ดเวลาและค าใช จ ายในด านแรงงาน 4. เพ มประส ทธ ภาพด านการต ดต อส อสาร 5. ลดงานในการควบค มท ไม จ าเป น 6. เก ดการควบค มงานในภาพรวมด ข น เพราะค ณภาพงานส งข น 7. ช วยปร บปร งขว ญและก าล งใจในการท างานและเพ มความพ งพอใจในงาน 6. ข อเส ยในการใช ระบบส าน กงานอ ตโนม ต 1. เคร องใช ส าน กงานส วนใหญ ต องใช กระแสไฟฟ า หากไฟฟ าข ดข องไม สามารถใช เคร องม อหร อ อ ปกรณ ได 2. หน วยงานท อย ห างไกลม อ ปสรรคมากเช นไม ม ระบบไฟฟ า(ใช อ ปกรณ ไม ได ) ไม ม โทรศ พท (ใช ระบบส อสารไม ได ) 3. เคร องคอมพ วเตอร ในป จจ บ นม ป ญหาแทรกซ อนในเร องไวร สมากมาย บางคร งอาจท าให ข อม ลท บ นท กไว หายไปหมด 4. เคร องใช อ ปกรณ ม ราคาแพง 5. ขาดบ คลากรท ม ความช านาญเฉพาะในการใช เคร องม อ 6. เคร องม อเทคโนโลย ส อสม ยใหม ม การพ ฒนา เปล ยนแปลงเร ว ล าสม ยเร ว 7. เคร องม ออ เล กทรอน กส ท ม ประส ทธ ภาพส งส วนใหญ เป นอ ปกรณ น าเข าจากต างประเทศท าให ประเทศไทยต องเส ยด ลการค า 8. ซอฟแวร คอมพ วเตอร ส วนใหญ ม ล ขส ทธ การน ามาใช ต องม ค าใช จ ายส ง 3 7. ข อควรพ จารณาในการน าระบบส าน กงานอ ตโนม ต มาใช ในส าน กงานม ด งน 1. การว เคราะห ความต องการของผ ใช 2. การออกแบบระบบและอ ปกรณ อ ตโนม ต 3. การจ ดหาอ ปกรณ และระบบอ ตโนม ต 4. การน าระบบส าน กงานอ ตโนม ต มาต ดต งในส าน กงาน 5. การประเม นผลและบ าร งร กษาระบบ 1. การว เคราะห ความต องการของบ คลากรในองค กร เป นข นตอนของการเก บรวบรวมการหาข อม ล โดยการสอบถามหร อส มภาษณ ผ ปฏ บ ต งานในส าน กงานเก ยวก บ ความคล องต วในการปฏ บ ต งาน ป ญหาอ ปสรรคในการท างานเป นสาเหต มาจากเคร องม อเคร องใช หร อไม การ เก บข อม ลในข นตอนน ควรให ผ ตอบแสดงความเห นและความพ งพอใจต อการน าระบบส าน กงานอ ตโนม ต มาใช สามารถสนองความต องการของพน กงานได หร อไม ป ญหาจะได ร บการแก ไขมากน อยเพ ยงใด ผ ใช หร อ พน กงานม ความต องการส าน กงานอ ตโนม ต หร อไม 2. การออกแบบระบบและอ ปกรณ อ ตโนม ต ท ต องการ เม อได สอบถามความต องการเคร องใช ส าน กงานอ ตโนม ต แล ว ได ร บการยอมร บจากพน กงานส วนใหญ ควรได ร บการออกแบบระบบโดยผ เช ยวชาญด านส าน กงานอ ตโนม ต เก ยวก บระบบท จะน ามาใช ประโยชน ใน งานส าน กงานได เช น ระบบประมวลค า ระแบบแฟ มอ เล กทรอน กส ระบบคอมพ วเตอร และการเช อมโยง 3. การจ ดหาอ ปกรณ เม อทราบแล วว าส าน กงานต องการอ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต ใดบ าง ก ท าการจ ดหาโดยการศ กษาหา ข อม ลจากต วแทนจ าหน ายหลายๆ แห ง เพ อทราบข อม ลข อได เปร ยบเส ยเปร ยบของอ ปกรณ แต ละชน ดน ามา เปร ยบเท ยบก น แล วจ ดหาหร อจ ดซ ออ ปกรณ ท ด ท ส ดและเหมาะสมท ส ดก บล กษณะงานและงบประมาณ อาจ กระท าได โดยการซ อหร อการเช าก ได โดยพ จารณาการบร หารหล งการขาย การฝ กอบรมท จะจ ดให ผ ซ ออ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต 4 4. การน าระบบส าน กงานอ ตโนม ต มาต ดต งในส าน กงาน เม อได พ จารณาจ ดหาอ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต แล ว ในช วงการต ดต งต องม การจ ดเตร ยมสถานท ให พร อม เช น การเด นสายไฟใหม การเด นทายเคเบ ลเช อมโยงจ ดต างๆ การจ ดซ อซอฟต แวร รวมท งม การฝ กอบรม พ ฒนาพน กงานให สามารถใช ประโยชน จากอ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต น นได อย างเต มท ม การสอนว ธ ใช การ สาธ ตโดยผ ขายจ ดให แก ส าน กงานผ ซ ออ ปกรณ น น 5. การประเม นผลและการบ าร งร กษาระบบ เม อได น าอ ปกรณ ส าน กงานอ ตโนม ต มาใช ภายในส าน กงานแล ว ควรม การประเม นผลงานว าม ประส ทธ ภาพมากข นหร อไม เพ ยงใด เก ดป ญหาข ดข องอะไรหร อไม พน กงานย งเป นบ คคลท ม ค ณค าต อ ส าน กงานอย หร อไม และค าใช จ ายท ต องส ญเส ยไปเพ อการน สอดคล องก บผลงานท ท าได หร อไม เม อทราบ ป ญหาแล วควรท าการปร บปร งระบบ เช น การเปล ยนแปลงอ ปกรณ ใหม การยกเล กระบบท ไม จ าเป น หร อการ ขยายอ ปกรณ เพ มข น การเพ มล กข ายเพ อความม ประส ทธ ภาพมากย งข น 8. กระบวนการท างานของระบบส าน กงานอ ตโนม ต การท างานในส าน กงาน ถ าน ามาว เคราะห ก นจร งๆ แล ว จะพบว าท กคนท างานเก ยวก บข อม ลข าวสาร (information) ข อม ลข าวสารน นอาจจะมาจากหลายร ปแบบ ไม ว าจะเป นข อม ลด บ เช น ต วเลข (Data) ต วอ กษร (Text) ร ปภาพผ งและกราฟ (Image) ตลอดจนเส ยง (Voice) ท ใช ในการส อสารส งข าวให ก นและก น ข อม ลใน ร ปแบบต างๆ เหล าน ล วนเป นส งส าค ญท ท าให งาน ของส าน กงานด าเน นไปได ด วยด การจ ดการก บข อม ลเหล าน แบ งได เป น 3 ล กษณะ ค อ 1. การรวบรวมข อม ลข าวสาร 2. การแลกเปล ยนข อม ลข าวสาร 3. การต ดส นใจโดยอาศ ยข อม ลข าวสารเป นพ นฐานของการพ จารณา เทคโนโลย หล กส าหร บงานส าน กงานอ ตโนม ต ม อย 3 ประเภท ค อ ก. เทคโนโลย คอมพ วเตอร หมายถ ง อ ปกรณ คอมพ วเตอร ท งหมด ข. เทคโนโลย ส าน กงานได แก เคร องพ มพ ด ดท ท าส าเนาได หลายช ด เคร องถ ายเอกสาร เป นต น ค. เทคโนโลย การส อสารได แก โทรศ พท การส อสารผ านดาวเท ยม 9. หน าท และระบบข อม ลหล กใน OA ในระบบ OA พบว าหน าท ของหล กตลอดจนส ออ ปกรณ เคร องม อและระบบงานแตกต างจากระบบ ส าน กงานแบบด งเด ม หากจะมองภาพรวมของหน าท และระบบหล กใน OA อาจแสดงด วยภาพข างล างน ซ งเป น การร วมและรวมก นของท งระบบคอมพ วเตอร ระบบต ดต อส อสาร และระบบข อม ลภายใน OA ด วยภาพ วงกลม 5 วงจากวงนอกเข าส วงใน อธ บายได ด งน การใช ระบบการท างานของคอมพ วเตอร ซ งปรากฏข อม ล
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks