E-Office ร ปแบบการดาเน นการเพ อลดข นตอนการปฏ บ ต งาน ธว ช ร ตนมนตร * - PDF

Description
E-Office ร ปแบบการดาเน นการเพ อลดข นตอนการปฏ บ ต งาน ธว ช ร ตนมนตร * ในย คน ไม ว าอะไรๆ ก ข นต นด วย e ท งน น ต วอย างเช น การท าธ รกรรมการเง นของธนาคาร โดยธนาคาร แต ละธนาคารจะแข งข นก นให บร การเพ อให

Please download to get full document.

View again

of 6
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Leadership & Management

Publish on:

Views: 2 | Pages: 6

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
E-Office ร ปแบบการดาเน นการเพ อลดข นตอนการปฏ บ ต งาน ธว ช ร ตนมนตร * ในย คน ไม ว าอะไรๆ ก ข นต นด วย e ท งน น ต วอย างเช น การท าธ รกรรมการเง นของธนาคาร โดยธนาคาร แต ละธนาคารจะแข งข นก นให บร การเพ อให เก ดความรวดเร วและสะดวกสบายแก ล กค า บร การล าส ดท ท ก ธนาคารหลายธนาคารดาเน นการค อ ระบบ e-banking ล กค าสามารถท จะท าธ รกรรมทางการเง นผ านระบบ อ นเทอร เน ต เช น การตรวจสอบยอดคงเหล อ การโอนเง นไปย งบ ญช อ น ฯลฯ e ท ปรากฏหน าคาว า Banking น น มาจาก คาว า electronic ซ งหมายถ งการน าเอาเทคโนโลย สารสนเทศมาช วยในการท างานของ ธนาคารน นเอง ในป จจ บ นจะพบว าในท กสาน กงานม คอมพ วเตอร ใช งานท งส น แต ส วนใหญ แล วท กสาน กงานจะ ใช คอมพ วเตอร ไว สาหร บพ มพ งานแทนเคร องพ มพ ด ด ม ระบบเคร อข ายไว ท องเน ตเท าน น สาน กงานเหล าน นไม ได น าเอาความสามารถของคอมพ วเตอร และระบบเคร อข ายมาใช งานให ค มค าและเต มประส ทธ ภาพ หลายๆ หน วยงานใน มหาว ทยาล ยขอนแก น ได เล งเห นความสาค ญของเทคโนโลย สารสนเทศ จ งได นาแนวความค ดท จะ น า คอมพ วเตอร และระบบเคร อข ายมาใช งานในสาน กงาน ให เก ดประโยชน ส งส ดโดยพ จารณาน า Software ของ ระบบส าน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) หร อท เร ยกว าระบบ e-office ในป จจ บ นมาต ดต งในเคร อข าย เพ อช วย ยก ระด บและเพ มประส ทธ ภาพในการท างาน ศ นย บร การว ชาการ มหาว ยาล ยขอนแก น เป นหน วยงานหน งใ นมหาว ทยาล ยท น าเอาระบบ e-office มา ใช ในสาน กงาน ไม ว าจะเป นระบบสารบรรณ ระบบการอบรม ระบบ การเง นและพ สด เป นต น ซ งม ผลท าให ลด ระยะเวลาในการปฏ บ ต งาน ประหย ดกระดาษ เป นระบบ ปกก นการศ นย หาย น บว าเป นการประย กต ใช ระบบ เทคโนโลย สารสนเทศ เพ อให เก ดประส ทธ ผลส งส ดอย างแท จร ง *น กว ชาการโสตท ศนศ กษา 8 ชานาญการ ศ นย บร การว ชาการ มหาว ทยาล ยขอนแก น or สาน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) ค อ การ ใช เทคโนโลย ระบบคอมพ วเตอร และ เทคโนโลย การ ส อสาร เพ อปฎ บ ต งานท วไป งานประจ าว น อย างเช น การจ ดการเอกสาร จดหมายอ เล กทรอน กส การเก บ ร กษาและแก ไขกล มข อความ กล มร ปภาพ งานทางบ ญช และ อ น ๆ สาน กงานอ เล กทรอน กส ย งรวมถ งระบบ เคร อข ายคอมพ วเตอร ท ม โปรแกรมท สามารถใช ประโยชน อ น ๆ อ กมากมาย ระบบสาน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) รวมถ ง ระบบข อม ลสาน กงานอ ตโนม ต เป นระบบท ม จ ดประสงค หล ก ค อ การอ านวยความสะดวกเก ยวก บ การต ดต อส อสาร ระบบเช นน เป น การน าเคร องม อ เคร องใช หลาย ๆ อย าง รวมเข าด วยก น, ใช งานร วมก น, เก บร กษา, น าไปใช และกระจายข อม ล ระหว าง ผ ร วมงาน แต ละคน, ท มงาน และธ รก จ น น ท งภายใน และภายนอกองค กร ต วอย างของเคร องม อ สาน กงาน อ เล กทรอน กส เช น เว ร ดโปรเซสซ ง, เคร องพ มพ แบบต ง โต ะ, อ เมลล, วอยซ เมลล, เคร องแฟกซ, ม ลต ม เด ย, คอมพ วเตอร คอนเฟอร เรนซ ง และ ว ด โอคอนเฟอร เรน ซ ง หลายป ท ผ านมา สาน กงานอ เล กทรอน กส (E- Office) ถ กมองว า ม เพ ยงหน าท แก ป ญหาในการท างาน แต ในป จจ บ น ระบบท ช วยเสร มการต ดต อ ส อสารใน สถานท ท างาน ถ กมองว าม ความสา ค ญ และต องได ร บ การจ ดการอย างม ประส ทธ ภาพ ในระด บเด ยวก บระบบ TPS, MIS และ ISS สาน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) ใน ป จจ บ น ด เหม อนก บไม ใช เร องท เก ดข นได จร ง ๆ แตกต างจากสาน กงานท ใช เพ ยงเคร องจ กรกล เม อหลาย ป ก อน ซ งเคร องพ มพ ด ด, เคร องยนต กลไกล และ ระบบ ไปรษณ ย เป นความหมายหล กของการต ดต อส อสาร ย ง ไปกว าน น ย งม เร องน าท งท ย งรอคอยเราอย เราก าล งจะ ได เร มเห นบทบาทของ บร ษ ทเสม อนจร ง ซ งสามารถท า ให เราท างานได ในท กแห ง ปราศจากข อจ าก ดด านพ นท การใช ระบบคอมพ วเตอร เพ อท างานใน สาน กงาน อาจเร ยกว า สาน กงานอ ตโนม ต หร อโอเอ (OA = Office Automation) อาท 1.ประมวลผลค า 2.บ ญช 3.ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส เป นต น เว บ ด พ ด ซอฟต แวร ดอตซ เอ (www.dpdsoftware.ca) เป นเว บบร ษ ทในแคนาดา ให บร การค าปร กษา เก ยวก บการใช อ ออฟฟ ศในธ รก จ อาท - วางระบบเคร อข ายในองค กร อาท 1. ระบบแลน (LAN = Local Area Network) 2. ระบบแวน (WAN = Wide Area Network) - การน าซอฟต แวร ต างๆ มาใช อาท 1. ไมโครซอฟต ออฟฟ ศ 2. ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส 3. ระบบข อม ลล กข าย เป นต น การประย กต ใช ส าน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) 1. Electronic Images ม การสร างระบบ Electornic imaging management system (EIM) เพ อ จ ดเก บเอกสาร รวมท งภาพถ าย ใบแจ งหน และประว ต ส วนบ คคล บนเคร องคอมพ วเตอร และเร ยกใช งานได อย างท นท ระบบด งกล าว ต องใช เคร อง Scanner ท ม ความเร วและสามารถแสดงผลของภาพท ม ความ ละเอ ยดส งเพ อแปลงเอกสารให ไปอย ในร ปของ Digital และ Optical Disk ท สามารถเก บข อม ลจ านวนมาก ซ ง ย งม Software ท สามารถบ บข อม ลเพ อจ ดเก บได รวมท ง ต องม เคร องพ มพ Laser Printer ท แสดงผลการพ มพ ภาพท ม ค ณภาพ ระบบน ม กระบวนการแปลงให เป น กระดาษอ เลคทรอน ส ด งน Image Processing เป นการ Scan กระดาษเพ อเปล ยนให เป น Image ให สามารถจ ดเก บในฐานข อม ลเพ อเร ยกใช ต อไป Image Workflow เป นการ Scan กระดาษและส งต อในร ปแบบ ของ อ เลคทรอน กส เพ อให พน กงานท างาน แต ละกระบวนการให เสร จ Image enabling เป นการแสกนกระ ดาษและส งเว ยนภายในบร ษ ท หล ก จากน นก ใช Software Optical Charactor เพ อแปลงให เป นข อความใน ร ปแบบของรห ส ASCII 2. The Virtual Office เป นการต ดต อโดยการใช อ ปกรณ ส อสารโทรคมนาคม เพ อให สามารถท างานท บ าน เช น การสร างสาน กงานเสม อนจร งเพ อให พน กงาน ท ต องเด นทางบ อยๆ มาประช มร วมก น และการให พน กงานท างานท บ านโดยการต ดต อส อสารก บบร ษ ท ผ านระบบเคร อข ายระยะไกล อ ปกรณ ท ใช ในการสร าง สาน กงานเสม อนจร งได แก คอมพ วเตอร แบบพกพา Modem โทรศ พท เคล อนท เคร องโทรสาร และ Software ท ช วยจ ดการกระบวนการท างานและการต ดต อส อสาร ระยะไกล 3. Work-flow Automation การสร าง Workflow อ ตโนม ต เป นความพยายามในการปร บปร งความพอใจ ของล กค า โดยใช คอมพ วเตอร ในการควบค ม กระบวนการปฏ บ ต งานและการผล ตแต ละว น รวมท ง การประสานงานก บการปฏ บ ต งานของหน วยต างๆ ภายในบร ษ ท ระบบน สามารถเพ มความสามารถในการ ประสานงานและควบค มการไหลเว ยนของ ก จกรรม ต างๆท เก ยวข องก บการผล ต และกระบวนการต างๆของ ธ รก จนอกจากน ย งช วยให พน กงานสามารถก าหนด ข นตอน การปฏ บ ต งานของแต ละหน วยงาน และปฏ บ ต ตามข นตอนท ก าหนดข น 4. การบร หารจ ดการงานเอกสาร (Document Management) เป นการแยกกล มของบร การท สามารถ ให ผ ใช งานต ดตามเอกสารอ เลคทรอน กส ซ ง คอมพ วเตอร สามารถต ดตามและเร ยกข อม ลมาใช อย าง รวดเร ว ระบบการบร หารงานเอกสารท ซ บซ อนสามารถ จ ดการเอกสารจากระบบงานต างๆของ บร ษ ทได ท งหมด ระบบน ม 3 องค ประกอบ ค อ การสร างเอกสาร (Document Creation) ระบบการจ ดการเอกสารท ม ค ณภาพจะต องม การเข ยน Software ท สามารถบ รณาการงานจาก แหล งข อม ลต างๆได อย างง าย การจ ดเก บและจ ดเส นทางเด นของ เอกสาร (Document Storgae and Routing) ระบบน ต องการ Software ท สามารถจ ดเก บและเข าถ งเอกสาร ต ดตามสถานะของเอกสารและก าหนดความปลอดภ ย ของข อม ล การเร ยกใช และจ ดการเอกสาร ( Document Retrieve and Manipulation) สามารถใน การเร ยกเอกสารเพ อพ มพ ได อย างสมบ รณ 5. Sale Force Automation เป นการออกแบบ เพ อควบค มการขายส นค าอ ตโนม ต เพ อให พน กงานขาย สามารถต ดตามยอดขาย ค าขอบร การจากล กค า และ ข อม ลท เก ยวข องก บงานขายส นค า 6. การบร การล กค า (Customer service) เป น การจ ดท าข อม ลเก ยวก บล กค าและการปร บปร งรายการ ส นค า อ นประกอบด วย ฐานข อม ลล กค าและระบบท สามารถท าให พน กงานสามารถตอบสนองความต องการ ของล กค า 7. ระบบบ รณาการ (Integrated System) เป น การออกแบบระบบท บ รณาการท สร างความเช อมโยง ความต องการของล กค า และบร ษ ท ของระบบการขาย และการตลาด ท ม เช อมโยงการให บร การล กค าและการ จ ดการของบร ษ ท ได แก ระบบบ ญช ระบบการผล ต ระบบการส งซ อ และฐานข อม ลล กค า ข อด ข อเส ย ของ สำน กงำนอ เล กทรอน กส (E-Office) ข อด ของ ส าน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) 1. ลดเวลาในการต ดต อส อสาร 2. เพ ม ข ดความสามารถของพน กงานในการซ อ บ าน ท อย ไกลจากต วเม องได เน องจากบ านท อย ในเม องน นม ราคาแพง ซ งจะลดป ญหาเร องการ เด นทาง 3. เพ มความสามารถของพน กงานในการสามารถ ควบค มตนเองได 4. อน ญาตให พน กงานท ม ความสามารถ และรอบร สามารถปฏ บ ต งานท บ านได 5. บร ษ ทสามารถต ดต อก บตลาดและบร ษ ท ต างประเทศนอกเวลาท างาน 6. เพ มประส ทธ ภาพการปฏ บ ต งานและลด ค าใช จ ายการด าเน นงานต างๆภายในสาน กงาน 7. การใช เคร องจ กรแทนการปฏ บ ต งานของมน ษย เป นการออกแบบว ธ การปฏ บ ต งานท มน ษย ท า อย ใหม 8. ช วยอ านวยความสะดวกในการปฏ บ ต งาน 9. ประหย ดสถานท จ ดเก บเอกสาร 10. เพ มความสะดวก รวดเร วในการจ ดเก บรวบรวม และค นหา ข อม ลข าวสารของหน วยงาน 11. ช วยลดค าใช จ ายในการปฏ บ ต งานในสาน กงาน เช น ด านแรงงาน ด านเคร องม อ และด าน สถานท จ ดเก บเอกสาร 12. ปร บปร งการปฏ บ ต งานเป นแบบโลกาว ว ฒน หร อสาน กงานเสม อนจร ง (Virtual Office) ลดข นตอนของเจ าหน าท ในการจ ดท าต นฉบ บ จ ดท า สาเนา และท าลายเอกสาร 13. ลดภารก จในการเด นทางไปประช ม มาเป น การประช มผ านคอมพ วเตอร 14. ลดป ญหาการจ ดท า จ ดเก บเอกสารซ าซ อน โดยใช หล กการสาน กงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office) ข อเส ย ของ ส าน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) 1. ลดการต ดต อแบบต วต อต ว (face-to-face) ระหว างพน กงานในบร ษ ท 2. ท าให ผ บร หารร ส กว าส ญเส ยอ านาจการควบค ม ล กน อง 3. การใช ระบบอ ตโนม ต ในช ว ตประจ าว นอาจทาให เก ดความเส ยงเม อระบบการควบค มอ ตโนม ต ปฏ บ ต งานผ ดพลาด 4. ม การเปล ยนแปลง ว ธ ปฏ บ ต งานอาจทาใ ห พน กงาน ไม ยอมร บการ ปร บเปล ยนว ธ ปฏ บ ต งาน และต องการ การฝ กอบรมเพ มเต ม 5. ผ บร หารต องลงท นส ง ซ งต องว เคราะห ความ ค มค า เม อเท ยบก บการเพ มประส ทธ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks