ค ม อการใช งานโปรแกรม. e-office ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน. - PDF

Description
ค ม อการใช งานโปรแกรม ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส e-office โทรศ พท โทรสาร tel : ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน

Please download to get full document.

View again

of 30
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Slides

Publish on:

Views: 13 | Pages: 30

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อการใช งานโปรแกรม ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส e-office โทรศ พท โทรสาร tel : ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน ค าน า ค ม อการใช งานโปรแกรมระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-office) ส าน กงาน กศน.จ งหว ด ส ราษฎร ธาน จ ดท าข น เพ อเป นค ม อการใช งานโปรแกรมฯ ให ก บเจ าหน าท ผ เก ยวก บก บงานสารบรรณและ งานธ รการ ของหน วยงาน ท งส าน กงาน กศน.จ งหว ด และ กศน.อ าเภอ ซ งค ม อฉบ บน อธ บายถ งความส าค ญ ข นตอนการใช งานต างๆ ของโปรแกรมระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ งเป นโปรแกรมท อ านวยความสะดวก ให ก บผ ใช งานเก ยวก บร บหน งส อและการส งหน งส อ รวมท งการต ดตามหน งส อและการตรวจสอบการลงร บของ หน วยงานปลายทาง ซ งสามารถ ต ดตามได อย างสะดวก รวดเร ว และถ กต อง คณะผ จ ดท าหว งเป นอย างย งว าค ม อฉบ บน จะได ใช เป นแนวทางในการใช งานโปรแกรมและ การปฏ บ ต งานด านการบร การจ ดการระบบสารสนเทศในหน วยงาน ด านระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ได อย างรวดเร วและถ กต อง และน าไปใช ให เก ดประโยชน ก บหน วยงาน และขอขอบค ณ นางกานดา ทองคลอง ไทร ผ อ านวยการ ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน นางอรณ ช วรรณน ช รองผ อ านวยการ ส าน กงาน กศน. จ งหว ดส ราษฎร ธาน ผ บร หาร กศน.อ าเภอ และเจ าหน าท ท ก ๆ ท าน ท ให ค าปร กษาและการสน บสน นด วยด คณะผ จ ดท า 30 กรกฎาคม :-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 2 สารบ ญ กว าจะถ งว นน 4 แนะน าโปรแกรม 6 การเข าใช งานโปรแกรม 8 การเปล ยนรห สผ าน 12 การบ นท กหน งส อ 14 - ร บหน งส อ 14 - ส งหน งส อ 16 การแนบไฟล หน งส อ 19 การแก ไข / ค นหาหน งส อ 20 - การแก ไขหน งส อ 20 - แก ไขผ ร บหน งส อ 21 - ค นหาหน งส อ 22 รายงานหน งส อ 23 - หน งส อร บ 23 - หน งส อส ง 23 เก ยวก บโปรแกรม 24 การออกจากโปรแกรม 25 คณะผ จ ดท า 26 --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 3 กว าจะมาถ งว นน แนะน าโปรแกรม ระบบงานสารบรรณเป นระบบท เก ยวข อง ก บงานเอกสาร เช น การร บ-ส ง ต ดตาม ค นหา ตรวจสอบอย ตลอดเวลา ม หน วยงานหลาย หน วยงานท ต องม ส วนเก ยวข องร วมก น การท างานระบบสารบรรณแบบเด ม ต องลงสม ดท กคร งท ม การร บ-ส ง หน งส อ ต องเส ยเวลาก บการจ ดการหน งส อเว ยน ต องใช เวลาตรวจสอบหลายข นตอนกว าจะทราบสถานะของ หน งส อแต ละฉบ บ ต องใช เวลามากในการค นหาหน งส อย อนหล ง ซ งเอกสารบางเร องม ก าหนดระยะเวลาในการ ปฏ บ ต งาน ความเร งด วน ระด บความส าค ญหร อช นความล บของเอกสารเหล าน ม ผลโดยตรงต อประส ทธ ภาพใน การบร หารงาน จากป ญหาด งกล าวข างต น งานข อม ลสารสนเทศ ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน จ งได พ ฒนาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เพ อใช งานภายในระหว างหน วยงานในส งก ด ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน ซ งเป นระบบท ท างานในล กษณ Web Application ม ความสามารถในการบ นท กหน งส อราชการ เข า-ออก ลงทะเบ ยนหน งส อ โดยออกเลขหน งส อให อ ตโนม ต สแกนเอกสารเข าระบบได น าไฟล ข อม ลแนบ ส งไปย งสถานศ กษาในส งก ดได ก าหนดระยะเวลาในการปฏ บ ต งานพร อมท งม ระบบแจ งเต อน ก าหนดระด บ ความส าค ญของเอกสาร สามารถบ นท กค าส งการ และส งเอกสารด วยระบบอ เล กทรอน กส พร อมท งม ระบบ การค นหา การต ดตามตรวจสอบสถานะของหน งส อแต ละฉบ บได ว าม การบ นท กลงร บไปหร อย ง และลงร บ หน งส อไปต งแต เม อไหร และม สถานสถานศ กษาใดบ างท ลงร บไปแล ว และสถานะของหน งส อป จจ บ นเป น อย างไร ท งน ได พ ฒนาระบบให สอดคล องก บระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณฯ พ.ศ.2526 และม การเช อมโยงข อม ลระหว างสถานศ กษาในส งก ด นอกจากน สามารถน าข อม ลและเอกสารท ต องการ อ างอ ง เช น ค าส ง ประกาศ กฎระเบ ยบ หน งส อเว ยน ฯลฯ เข าระบบจ ดเก บเอกสาร เพ อใช เป นระบบงาน ส บค นข อม ล เอกสาร รายงานต างๆ ท ต องการอย างม ประส ทธ ภาพ กล มย ทธศาสตร และแผนพ ฒนาได ด าเน นการพ ฒนาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส โดยเร มใช งานในเด อนต ลาคม ป พ.ศ ป จจ บ นม ผ ใช งานท งใน ส าน กงาน กศน.จ งหว ดและ กศน.อ าเภอ ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน เพ อให ผ ปฏ บ ต งานด านระบบสารบรรณ สามารถใช ประโยชน จากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส กล ม ย ทธศาสตร และแผนพ ฒนา ร วมก บงานธ รการและสารบรรณ กล มอ านวยการ จ งด าเน นการจ ดฝ กอบรมการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เพ อเพ มพ นความร และความสามารถและท กษะในการปฏ บ ต งานของ บ คลากรท ท างานด านระบบสารบรรณ ให สามารถใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส และน าเทคโนโลย สารสนเทศมาพ ฒนางานได อย างถ กต องและม ประส ทธ ภาพ --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 4 ต งแต เด อน ต ลาคม 2553 เป นต นมา ศ นย กศน.อ าเภอต าง ๆ สามารถ ร บหน งส อจากส าน กงาน กศน.จ งหว ดท ส งมาให ได อย างม ประส ทธ ภาพ และสามารถตรวจสอบว นเวลาท ลงร บหน งส อได ถ กต อง อย างซ และในเวอร ช นป จจ บ น (3.8) ศ นย กศน.อ าเภอต าง ๆ สามารถตอบร บ และส งหน งส อระหว าง ส าน กงาน กศน.จ งหว ด หร อ ส งหา กศน.อ าเภอต าง ๆ ได โดยตรง ท าให การต ดต อส อสารต าง ๆ ระหว างกศน. อ าเภอ และ กศน.จ งหว ดม ความสะดวกรวดเร วมากย งข น --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 5 แนะน าโปรแกรม Header Program แสดงข อม ลหน วยงาน แนะน าโปรแกรม ส วนประกอบหล กต าง ๆ ของโปแกรม Status แสดง ว นท / เวลา และช อผ ใช งานขณะน น แถบแสดงหน งส อใหม Menu หล กการของโปรแกรม Main พ นท หล กการท างาน Header ของโปรแกรม ซ งแสดงข อม ลต าง ๆ ด งน 1. ช อโปรแกรม 2. ช อหน วยงาน 3. ว นท และเวลาป จจ บ น 4. ผ log in ใช งานในขณะน น --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 6 เมน หล ก แสดงเมน ต าง ๆ ด งน หน าแรก : Click เพ อกล บส หน าหล กของโปรแกรม เปล ยนรห สผ าน : Click เพ อเปล ยนรห สผ าน ร บหน งส อ : Click เพ อด หน งส อเข า ส งหน งส อ : Click เพ อส งหน งส อ แนบไฟล : Click เพ อแนบไฟล หน งส อท Scan แก ไขหน งส อ : Click เพ อแก ไขรายละเอ ยดหน งส อ แก ไขผ ร บหน งส อ : Click เพ อแก ไขผ ร บหน งส อ ค นหาหน งส อ : Click เพ อค นหาหน งส อ หน งส อร บ : Click เพ อรายงาน หน งส อร บเข า หน งส อส ง : Click เพ อรายงานหน งส อส งออก About Pro. : Click เพ อด รายละเอ ยดเก ยวก บโปรแกรม Exit : Click เพ อออกจากโปรแกรม แสดงข อม ลเวอร ช น ของโปรแกรม และแสดงพ นท หล กการท างาน --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 7 การเข าใช งานโปรแกรม ผ ใช งานสามารถเข าใช งาน โปรแกรมได ทาง WebSite ส าน กงาน กศน.จ งหว ด ส ราษฎร ธาน โดยเข าใช งานได ท URL : หร อ การเข าใช งานโปรแกรม การสร าง Shortcut Program การสร าง short cut ส าหร บเป ดโปรแกรม 1. Click Mouse ขวา บน Desktop 2. เล อน Mouse ไปท New เพ อเร ยกเมน ย อย แล ว Click เล อกท Shortcut เพ อสร าง Shortcut ใหม --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 8 3. ต งช อ Shortcut ส าหร บการเร ยกใช งานโปรแกรม 4. หล งจากน น จะปรากฏ shortcut บนหน าจอ Desktop เพ อเร ยกใช งานโปรแกรม 5. หล กจากน น Double Click ท shortcut เพ อเช าใช งานโปรแกรมระบบสารสนเทศ --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 9 6. Click ท e-office สารบรรณอ เล กทรอน กส เพ อเข าส การใช งานโปรแกรม 7. หล งจากน น จะปรากฏ หน าจอหล กของโปรแกรม ด งภาพ 8. ใส ช อผ ใช และ รห สผ าน (user name และ password ท ได จากส าน กงาน กศน.จ งหว ด) --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 10 9. เม อใส รห สผ ใช และ รห สผ านแล ว หล งจากน น ให กด เพ อเข าส โปรแกรม ** หากรห สผ านและช อผ ใช ไม ถ กต อง ** จะไม สามารถเข าส การใช งานโปรแกรมได 10. หากรห สผ ใช และรห สผ าน ถ กต อง จะจะปรากฏจอภาพหล กของการท างานของโปรแกรม ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ด งภาพ --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 11 การเปล ยนรห สผ าน จากภาพหน าจอหล กการท างาน ท าน สามารถเปล ยน รห สผ านการใช งานโปรแกรมได ด วยตนเอง แต ในส วนของช อผ ใช หากท านต องการ เปล ยนแปลง กร ณาต ดต อผ พ ฒนาโปรแกรม (เพ อ ความปลอดภ ย) ส าหร บการเปล ยนรห สผ ใช งาน (password) ม ข นตอนการการเปล ยน ด งน การเปล ยนรห สผ าน และการใส เลขท หน งส อ 1. Click เล อก เมน เปล ยนรห สผ าน 2. หล งจากน น จอภาพจะแสดงรายละเอ ยด ข อม ลส าหร บหน วยงานของท าน ด งภาพ หากท านต องการทราบรห สป จจ บ น ท านสามารถ เล อน Mouse Pointer ไปช ไว ท ร ป ก ญแจ หล งจากน น โปรแกรมจะแสดง windows popup เล ก ให ท านได เห นรห สผ านป จจ บ น ด งภาพ 3. หากต องการเปล ยนรห สผ าน ให กดท เพ อเปล ยนรห สผ าน ด งร ป แสดงรห สผ าน --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 12 หล งจากท เปล ยนรห สผ านแล วให Click ท ป มแก ไข เพ อบ นท กข อม ลหล งจาก บ นท กข อม ลแล ว จะ แสดง ผลการบ นท กข อม ลด งภาพ ** รห สผ านจะท เปล ยนจะใช ได เม อ Log in คร งต อไป --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 13 การบ นท กหน งส อ การบ นท กหน งส อของโปรแกรม ม อย ด วยก น 2 ส วนหล ก ๆ ค อ การร บหน งส อ 1. บ นท กร บหน งส อ เป นการลงทะเบ ยน ร บหน งส อ เพ อให ผ ส งต นทาง ได ร บทราบว า ทาง หน วยงานปลายทางท เป นผ ร บได ลงร บหน งส อเร ยบร อยแล ว ซ งจะแสดงว น และเวลาในการร บหน งส อ ข นตอนการบ นท กร บหน งส อ 1. เป ดโปรแกรมและ Log in รห สผ านท ถ กต อง หล งจากน น หากหน วยงานของท านม หน งส อส งเข ามาใหม ก จะม แถบสถานะหน งส อใหม แสดงอย ใต โลโก ของโปรแกรม ซ ง จ านวนต วเลข จะเปล ยนไปตามจ านวนหน งส อท เข ามาใหม และย งไม ได ลงร บ 2. ส าหร บการลงร บ หร อบ นท กร บหน งส อ ให ท าน Click ท ม หน งส อใหม จ านวน 1 ฉบ บ เพ อเข าส ในส วนของการแสดง ข อม ลหน งส อ ด งภาพ --:-- ส าน กงาน กศน.จ งหว ดส ราษฎร ธาน --:-- 14 หล งจากท เป ดหน งส อข นมาแล ว ให ท าน Click Mouse ท เร องของหน งส อ ซ งจะเป นส น าเง น เพ อด รายละเอ ยดของหน งส อก อน ด งภาพ แสดงไฟล แนบ หากหน งส อท ท านได ร บถ กต องน น จะต องม ไฟล แนบ อย างน อย 1 ไฟล หากไม ม ไฟล เอกสารแนบมา แสดง ว าหน งส อฉบ บน น ย งไม สมบ รณ อย าเพ งกด ลงร บ แต หากหน งส อฉบ บน น ม เอกสารหร อไฟล แนบมาด งภาพท แสดง ให ท านกล บไป Click ท เม
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks