ค ม อการใช งานระบบ E-office (พ นฐาน) - PDF

Description
เอกสารประกอบการจ ดการเร ยนร (KM) (Knowledge Management) ค ม อการใช งานระบบ E-office (พ นฐาน) (STEP BY STEP) นายพ ลลภ ส วรรณฤกษ น กว ชาการโสตท ศนศ กษา กองบร การการศ กษา (ก าแพงแสน) มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร

Please download to get full document.

View again

of 21
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Celebrities

Publish on:

Views: 11 | Pages: 21

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
เอกสารประกอบการจ ดการเร ยนร (KM) (Knowledge Management) ค ม อการใช งานระบบ E-office (พ นฐาน) (STEP BY STEP) นายพ ลลภ ส วรรณฤกษ น กว ชาการโสตท ศนศ กษา กองบร การการศ กษา (ก าแพงแสน) มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร ว ทยาเขตก าแพงแสน สารบ ญ ค ม อการใช งานระบบ E-Office หน า การเข าถ งระบบ E-Office 1 ความหมายของระบบ E-Office 2 ข อด -ข อเส ย ระบบ E-Office 2 ว ธ การใช งานระบบ E-Office 3 ข นตอนการใช งานระบบ E-Office ข นตอนการสร างงานใหม + Flow chart 4 ข นตอนการอ างอ งเอกสาร 7 ข นตอนการอ านเอกสาร 8 ข นตอนการท าเร องลา 9 ข นตอนการจ ดเก บเอกสาร (เพ มแฟ ม เพ มแบบฟอร ม เพ มเว บไซต ) 11 ข นตอนการส บค นงานเด ม 14 ข นตอนการส บค นงานผ าน 15 การใช งานหน งส อเว ยน 17 การตรวจเช คเอกสาร 18 Page 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าน กงานว ทยาเขตก าแพงแสน การเข าถ งระบบ E-Office ม หลายช องทาง URL : เข าหน าเว บไซต กองบร การการศ กษา (ก าแพงแสน) หร อช องทางท 2 ผ านเว บ มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร ว ทยาเขตก าแพงแสน ร ปแบบหน าแรกของ เว บไซต ระบบ E-office Page 2 ระบบ E-Office เป นสเหม อนพน กงานร บ-ส งเอกสาร แต เด นอย ในระบบเคร อข ายอ นเตอร เน ต (Internet) และอ นทราเน ต (Intranet) โดยม ความเร วกว าการเด นเอกสารด วย พน กงานเด น เอกสารมาก (ความเร วข นอย ก บอ นเตอร เน ตท หน วยงานน นๆ) ข อด ระบบ E-Office - รวดเร วกว าการเด นหน งส อในป จจ บ น - ประหย ดกระดาษ - ม ระบบต างรองร บมากมาย เช น ระบบการลาต างๆ การส บค นเอกสาร - ม จดหมายเว ยนผ านระบบ E-Office - ระบบ E-Office สามารถกระท าได ง ายและท กสถานท ไม ม ข อจ าก ด - ระบบ E-Office สามารถท างานนอกสถานท ท างาน โดยใช ผ านระบบม อถ อ หร อ เคร องโน ตบ ก ต างๆ ข อเส ย ระบบ E-Office - ถ าไม ม อ นเตอร เน ต ก ไม สามารถ ใช งานได เมน พ นฐานของ E-Office ท User ใช งาน สร างงานใหม การสร างเอกสารเพ อส งให ก บบ คลากร งานรอค ณ เอกสารท ม ผ ส งมาให ค ณ เพ อด าเน นการตามท ก าหนด หน งส อเว ยน เป นเอกสารท ส าน กงานว ทยาเขตก าแพงแสน ต องการให บ คลากรภายใน ร บทราบ ส บค นงานเด ม งานท เราสร างข นแล วส งออกไปให ก บบ คลากรภายในส าน กงานว ทยาเขต ส บค นงานผ าน งานท ได ร บให มาด าเน นงานต อ งานท ต ดตาม งานท ต องการต ดตามด ความเคล อนไหวของเอกสาร ท าเร องลา การลาต างๆ เช น ลาก จ ลาป วย ลาพ กร อน My Filing การจ ดเก บเอกสารในร ปแบบ แฟ มเอกสารโดยสามารถเพ มแฟ มได My Forms ต วอย างแบบฟอร มท เป นฟอร มท ใช งานเป นประจ า My webs เว บไซต ท เราใช งานบ อย เหม อนก บการเก บ Favorites เป นเบาร เซอร อ นเตอร เน ต เปล ยนช อ LogOn เป นการเปล ยนช อ User ในการกรอกเพ อเข าระบบ E-Office เปล ยนรห สผ าน เป นการเปล ยนรห สในการ Login เข าส ระบบ E-Office แบบฟอร มท วไป แบบฟอร มของส วนกลางท ใช งานร วมก น เช น แบบฟอร มขออน ม ต เด นทางไปราชการ เป นต น Page 3 การเข าระบบ (Login) ระบบ E-Office ว ธ การใช งาน ระบบ E-Office กรอก login name Password ท ได ร บ (ท กคนจะได ร บ User และ Password จาก ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ ก าแพงแสน) เม อท กคนเข า User แล ว จะเป นหน าต าง ด งร ป Page 4 ข นตอนการสร างเอกสาร ในระบบ E-Office 1. Login เข าระบบ E-office 2. กดไปท เมน สร างงานใหม จะเป นหน าต างด งภาพ - เลขท อ างอ ง ค อ ระบบด าเน นการออกให โดยอ ตโนม ต - ข นความเร ว ค อ ม 4 ระด บ ปกต ด วน ด วนมาก ด วนท ส ด - ข นความล บ ค อ เอกสารท ไม ต องการให ใครทราบนอกจาก ผ ร บเอกสาร - ต ดตาม ณ ว นท ค อ การต ดตาม สถานะการด าเน นการของผ ร บเอกสาร - ลงสม ดบ นท ก ว นท ค อ แจ งเต อนต วเอง - น าเข าไว ในแฟ ม ค อ เก บเอกสารต างไว ใน แฟ มท เราสร างข น จากภาพจะเห นว า ม จ ด ต องใส ข อม ล อย 3 จ ด ค อ - ช อเร อง ให กรอก เลขท ศธ... ตามด วยเร อง/ว น-เด อน-ป - เน อเร อง ให ใส รายละเอ ยด โดยจ บใจความส าค ญของเอกสารด งกล าว อย างกระฉ บ เพ อให ผ อ านร เร องท ส ด - ไฟล ประกอบ เอกสารประกอบ หร อ เอกสารต นฉบ บ ของเร องน นๆ 3. เม อด าเน นการใส ข อม ล เร ยบร อยแล ว ก ด าเน นการต อ ด งภาพ บ คลากร ค อ บ คลากรในส าน กงานว ทยา เขตก าแพงแสน ผ ร บ ค อ บ คลากรท ถ กเล อกให ร บเอกสาร ด งกล าว ว ตถ ประสงค ค อ ต องการให ผ ร บเอกสาร ด าเน นการต ออย างไร - เล อกหน วยงานท ต องการต ดต อ ค อ หน วยงานท กหน วยงานรวมถ ง กอง/ศ นย Page ข นตอนการส งเอกสารไปย งผ ร บ 3.1.1ผ ส งสามารถ ส งได หลายร ปแบบ ท งแบบรายบ คคล และแบบกล ม การส งเอกสารเพ อให ผ ร บทราบเพ ยงบ คคล จากน นเล อกบ คลากร ท ต องการส งเอกสารแล ว จะม แถบส น าเง น ด งร ปท 3.1 Tips ; (สามารถเล อกได มากกว า 1 คน โดยกดแป น Shift + คล กตามช อท ต องการส ง) ร ปท หล งจากเล อกบ คลากรแล ว จะเห นด งร ปท 3.2 โดยจะต องเล อก ว ตถ ประสงค ให ช ดเจน ร ปท ท านสามารถเล อกบ คลากรเป นรายบ คคลได โดยเล อกบ คลากร แล วกดป ม หร อยกเล ก บ คลากรรายบ คคลได โดยกดป ม - ท านสามารถเล อกบ คลากรท งหมดของหน วยงาน หร อ กอง/ศ นย ก ได โดยกดป ม หร อ ยกเล ก ท เล อกท งหมดโดยกดป ม การส งเอกสารเพ อให ผ ร บทราบแบบกล ม จะท าเหม อน แต จะต องให ทาง Admin เพ มข อม ลให ก อนจะส งข อม ลได (ส วนมากจะเป นคณะกรรมการต างๆ ท จะต องประช มก น อย อย างสม าเสมอ เพ อรวดเร วในการส งข อม ลข าวสาร) ว ธ การส งเอกสารไปย งผ ร บ หล กจากท เล อกผ ร บเอกสารได แล วน น ด านล างส ดจะม ป มกดด งภาพ ให ท านกดป ม ต อไป จะเป นเอกสาร ให ท านได ตรวจสอบความถ กต องอ กคร ง ด งร ป 3.3 หล งจากน นให ด าเน นการ กดป ม ย นย น ด านล างส ด ถ าไม ม ข อความท ต องแก ไข Page 6 ร ปท เม อส งข อม ลไปย งผ ร บแล ว จะได อย าง ร ปท 3.4 เอกสารท ผ ร บเอกสารทราบ หล งจากท ผ ส งเอกสาร (ภายใน ไม ถ ง 10 ว นาท ) ร ปท 3.4 Flow Chart การส งและร บเอกสารในระบบ E-Office ต นเร องจาก ภายนอก/ ภายใน อ านทบทวน ส งเอกสารให ผ ร บ เข ยนเร อง เล อก บ คลากร ผ ร บอ าน เอกสาร สร ปเน อหา แนบเอกสาร (ถ าม ) กดร บทราบ เอกสาร Page 7 ข นตอนการท าเอกสารอ างอ ง การท าเอกสารอ างอ ง หร ออ างอ งเอกสารจาก เอกสารท สร างก อนหน าน สามารถท าได โดยใช เลขท อ างอ ง ท ระบบ E-Office ออกให อ ตโนม ต น นมาด าเน นการอ างอ งเอกสาร โดยม ข นตอนง ายเพ ยง 3 ข นตอน 1. จด เลขท อ างอ ง ของเอกสารท ต องการอ างอ งในเอกสารท สร างใหม 2. ก อนอ างอ งเอกสาร ให พ มพ อ างอ ง:[เลขท อ างอ ง] ก อนการอ างอ งท กคร ง 3. ระบบจะจ ดการอ างอ งเอกสารด งกล าวในเอกสารใหม ให โดยอ ตโนม ต โดยการกดไปด เอกสารเก าได ต วอย าง 1. ต องการอ างอ งเอกสาร ด งกล าว ร ป 1.1 ร ปท โดยม เลขท อ างอ งด งน 1Q0MDB9P 2. ได เลขท อ างอ งเอกสารแล ว ด าเน นการ หร อเข ยนให เป นแบบ ร ป 1.2 เป นการอ างอ งเอกสารในต าแหน ง เอกสารประกอบ จะเห นในร ป 1.2 ร ปท เม ออ างอ งเอกสารแล ว ถ าอ างอ งเอกสารถ กต องจะข นในร ป 1.3 และกดเข าไปอ านได ตามร ปท 1.4 ร ปท 1.4 ร ปท 1.3 ข นตอนการอ านเอกสาร 1. เม อม ผ ส งเอกสารมาให เราแล วน นจะม หน าตาแบบ ร ปท 1 เม อม การเป ดอ านแล วจะม หน าตาแบบ ร ปท 2 Page 8 ร ปท 1 2. เม อเข าไปอ านเอกสารแล ว ทางผ ส งจะทราบว าค ณได ด าเน นการเป ดอ านแล ว หล งจากน น ค ณต อง ด าเน นการต อตามท ผ ส งเอกสารถ งค ณ ในท น ผ ส งต องการให ค ณ ร บทราบ ร ปท 2 3. ให เป ดเอกสารเข ามาแล วมาด ตรง ท านต องด าเน นการตรงน ให ท านต กท (ร ปท 3) เพ ยงเท าน น ท านก เป นผ ท ได ร บเอกสารเร ยบร อยแล ว ร ปท 3 4. หล งจากท ท านกด ต อไป แล วน น ระบบ จะน าท านไปส ในหน า งานรอค ณ โดยท านจะไม เห นงาน ท ท านได กด ร บทราบ ในหน าของ งานรอค ณ ว ธ การท าเร องลา (ลาพ กร อน, ลาป วย, ลาก จ) ข นตอนการท าเร องลา ท านสามารถท าได โดยผ านระบบ E-office เช นก น โดยม ข นตอนง ายๆ ด งน 1. เข า เมน ทางด านซ ายของหน าจอ จะม เมน ท าเร องลา โดยให ท านคล ก แล วจะได หน าตาด งน Page 9 ร ปท ให ท านเล อก ผ บ งค บบ ญชา ในช องท ส งใบลาถ ง เป นห วหน าในส วนของท าน หล งจากน น ให ระบ ว า ท านต องการจะขอท าเร องลา ประเภทไหน ร ปท ในต วอย างเป นการขอ ลาป วย ก บ นางลาว ลย เก ยรต ก าจาย โดยในต าแหน งเป น ห วหน างาน บร การการศ กษา โดยว นท ขอลาป วย ค อว นท 17 เมษายน 2557 เป นเวลา 1 ว น เม อท านกรอก ข อม ลเสร จแล ว ให ท านด าเน นการคล ก ท ป ม ต อไป (ร ปท 1.3) ร ปท เม อท านได ด าเน นการต อไปแล ว น น จะม หน าตา (ร ปท 1.4) เพ อเป นการตรวจสอบความถ กต องก อนส ง ให ก บ ห วหน างาน เพ อขอลาป วยในว นด งกล าว หล งจากท ตรวจสอบแล วว า ถ กต อง ให ท านกดป ม ย นย น ร ปท 1.4 Page เม อท านด าเน นการเสร จแล ว เป นด งร ปท 1.5 ร ปท 1.5 ว ธ การจ ดเก บเอกสาร (เพ มแฟ ม เพ มแบบฟอร ม เพ มเว บไซต ) Page 11 การจ ดเก บเอกสารต างเพ อให สะดวกในการค นหาและม การจ ดเก บเป นหมวดหม ด งน นการจ ดเก บ เอกสารบน ระบบ E-office ช วยให ท านสามารถสร างแฟ มในการแบ งแยกเอกสารต างๆมากมาย เสม อนม ต เก บ แฟ มเอกสารต ดต วไปท กท ท ม ระบบอ นเตอร เน ต ข นตอนการเพ มแฟ มเอกสารเพ อเก บเอกสาร ม อย 2 ข นตอน ด งน 1. ไปหน าเมน My Filing จะม หน าตาด งร ปท 1.1 ร ปท ท านจะเห นด านล างจะม ช องว างให ท านพ มพ ต วอ กษรลงไปน น ด านหน าจะเข ยนว า ช อแฟ ม ให ท านเข ยนว า เอกสารล บทางราชการ เม อท านพ มพ เสร จแล วจะได ด งร ปท 1.2 ด าเน นการกดป ม บ นท ก ร ปท ท านจะได ด งร ปท 1.3 และ 1.4 ร ปท 1.4 ร ปท 1.3 Page 12 ข นตอนการเพ มแบบฟอร มเพ อเก บไฟล งานท เป นเอกสารท ใช งานเป นประจ า เพ อเพ มความสะดวกใน การท างานนอกสถานท ของท กท าน ม อย 3 ข นตอน ด งน 1. ไปหน าเมน My Forms จะม หน าตาด งร ปท 1.1 ร ปท ท านจะเห นด านล างจะม ช องว างให ท านเล อกไฟล ท ท านต องการจะท าการ Upload file เพ อฝากไว บน My Forms ของต วเอง โดยสามารถพ มพ รายละเอ ยดของไปลงไปเพ อเป นการอธ บายได ด งร ป 1.2 ร ปท เม อด าเน นการเสร จแล วจะได ด งร ป 1.3 ร ปท 1.3 Page 13 ข นตอนการเพ มเว บไซต เพ อจ ดเก บเว บไซต ท ท านใช งานอย ประจ าโดยสามารถจ ดเก บแทนเว บเบราว เซอร ของ คอมพ วเตอร ได เพ อเพ มความสะดวกในการท างานนอกสถานท ของท กท าน ม อย 3 ข นตอน ด งน 1. ไปหน าเมน My Webs จะม หน าตาด งร ปท 1.1
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks