ค ม อการใช งานระบบสาน กงานอ ตโนม ต E-Office สาน กงานเขตพ นท การศ กษาม ธยมศ กษาม ธยมศ กษา เขต 4 - PDF

Description
1 ความเป นมาของระบบ ค ม อการใช งานระบบสาน กงานอ ตโนม ต E-Office สาน กงานเขตพ นท การศ กษาม ธยมศ กษาม ธยมศ กษา เขต 4 ในป จจ บ นน สาน กงานจานวนมากได นาเทคโนโลย สารสนเทศเข ามาประย กต ใช อย างแพร หลาย เพ อให

Please download to get full document.

View again

of 15
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Letters

Publish on:

Views: 3 | Pages: 15

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
1 ความเป นมาของระบบ ค ม อการใช งานระบบสาน กงานอ ตโนม ต E-Office สาน กงานเขตพ นท การศ กษาม ธยมศ กษาม ธยมศ กษา เขต 4 ในป จจ บ นน สาน กงานจานวนมากได นาเทคโนโลย สารสนเทศเข ามาประย กต ใช อย างแพร หลาย เพ อให ม ประส ทธ ภาพในด านความสะดวกรวดเร ว ความถ กต อง และสามารถทาสาเนาได เป นจานวนมาก อ ปกรณ เทคโนโลย สารสนเทศท นามาใช ได แก เคร องพ มพ ด ดอ เล กทรอน กส โทรศ พท เทเลเท กซ เคร องเข ยนตามคา บอกอ ตโนม ต (Dictating Machines) เคร องอ านและบ นท กว สด ย อส วนเคร องถ ายเอกสารแบบหน วยความจา เคร องโทรสาร ฯลฯ อ ปกรณ เหล าน นาไปประย กต ใช ก บงานสาน กงาน ด งน นการนาเทคโนโลย เหล าน มาใช ใน ระบบสาน กงาน จ งเร ยกว า ระบบสาน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) หร อ สาน กงานอ เล กทรอน กส (e-office) ซ งเทคโนโลย ด งท กล าวมานาไปประย กต ใช ก บงานสาน กงานได ในหลายล กษณะ เช น งานจ ดเตร ยม เอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจ ดเก บและค นค นเอกสาร งานจ ดเตร ยมสารสนเทศในล กษณะภาพ งาน ส อสารสนเทศด วยเส ยง งานส อสารสารสนเทศด วยภาพและเส ยง เป นต นหลายๆคนย งไม เข าใจและคงไม ค นเคยก บคาว า สาน กงานอ เล กทรอน กส หร อ e-office ว าม นค ออะไร ม ความเป นมาอย างไร และเก ยวข อง อย างไรก บการลดการใช กระดาษ เพ อให ท านม ความเข าใจมากข นเรามาทาความร จ กก บ e-office ว าม นค อ อะไร และสามารถนามาประย กต ใช ในด านใดได บ าง E-Office ค ออะไร ระบบสาน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) หร อสาน กงานอ เล กทรอน กส (e-office) ค อ สาน กงานท ม การนาเทคโนโลย สม ยใหม ไม ว าจะเป นเทคโนโลย คอมพ วเตอร เทคโนโลย ระบบเคร อข ายมาใช เพ อเป นส อกลางในการจ ดการเอกสาร การต ดต อส อสาร การตรวจสอบข อม ล ระบบร กษาความปลอดภ ย รวมถ งการท บ คลากรในองค กรสามารถทางานจากระยะไกลหร อในตาแหน งใดๆ โดยม ระบบตรวจสอบ ตาแหน งท ทางานของพน กงานผ น น เพ อให บ คลากรท เก ยวข องสามารถต ดต อกล บได ตลอดเวลา ประโยชน ของ E-Office 1. การเพ มค ณค าหร อม ลค าของส งท ม อย แล วบนเคร อข ายอ นเตอร เน ทซ งบ คลากรท กคน ได องค กรสามารถเข าถ งได ง าย และย งแสดงถ งความเจร ญก าวหน าของหน วยงาน 2. การส งเอกสารระหว างก นจะรวดเร ว แม การส งข ามว ทยาเขตก ทาได ส งผลให การเพ ม ประส ทธ ภาพการทางานประโยชน ในเร องความเร วและเวลา 3. การจ ดเก บเอกสารเป นหมวดหม และเร ยกใช เอกสารย อนหล งได ง าย โดยใช ระบบการ ค นหาเอกสาร 4. การลดกระดาษ การลดพ นท เก บเอกสาร หากลดการใช กระดาษ ย อมหมายถ ง การลดค าใช จ าย ของหน วยงานไปได มาก 2 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาม ธยมศ กษาเขต 4 ก ม ล กษณะการดาเน นงานเช นเด ยวก บสาน กงานอ นๆ ท วไป ค อปฏ บ ต หน าท ในด านงานธ รการ งานสารบรรณ งานบ คคล งานการเง นและบ ญช งานพ สด งาน งบประมาณและแผน งานเลขาน การ ตลอดจนทาหน าท ต ดต อประสานงาน หน าท ด งกล าวล วนม อย ในระบบ สาน กงานท วไปแถบท งส น แต เพ อท จะทาให การทางานขององค กรม ความรวดเร ว ถ กต อง สามารถตรวจสอบ ได รวมท งการลดค าใช จ ายด านการบร หารงานสาน กงาน และไม ม ข อจาก ด ด านเวลาและสถานท ในการทางาน การนา E-Office มาใช ในสาน กงานน าจะเป นอ กทางเล อกหน งท ค ม อการใช งานระบบสาน กงานอ ตโนม ต E-Office 1. ว ธ การเข าใช งานระบบ การเข าใช งานระบบน นต องทาการเข าระบบผ าน Browser ด วย URL เช น Internet Explorer, Google Chrome, Mozilafirefox, เป นต น ฯลฯ 3 2. การแก ไขข อม ลส วนต วของผ ใช งานระบบ การแก ไขข อม ลส วนต วของผ ใช งานระบบ ผ ใช งานต องทาตามข นตอนท 1 ก อน จากน น ผ ใช งาน ต องทาการเข าส ระบบโดยใช Username และ password ท ให ไป ด งภาพ จากข นตอนข างต นระบบจะทาการตรวจสอบข อม ลผ ใช งาน หากข อม ลถ กต องระบบจะ เปล ยนหน าไปย งหน าหล กของผ ใช งาน และแสดงเมน การใช งานด งภาพ การแก ไขข อม ลส วนต ว เล อกไปท เมน แก ไขข อม ลส วนต ว จากน นระบบให ทาการแก ไข ข อม ลส วนต วของท านด งภาพ 4 การแก ไขข อม ลส วนต วน นให ทาการใส ข อม ลลงไปให ครบท กช องและตรวจสอบข อม ลก อน การใช งานท กคร ง ระบบน จะเป นข อม ลสารสนเทศงาน บ คลากรในอนาคต การเปล ยน ช อผ ใช งาน (Username) และ รห สผ าน (Password) โดยให เล อกไปท เมน เปล ยน Username และ Password ถ าท านต องการเปล ยน username ให ท านทาการใส Username เด ม หล งจากน นให ใส รห สผ านใหม และ ย นรห สผ านใหม ด งภาพ กรณ เปล ยน รห สผ าน (Password) ให ทาการใส รห สผ านเด มหล งจากน นใส รห สผ านใหม และทาการย นย นรห สผ านใหม อ กคร ง เช นเด ยวก นก บการเปล ยน ช อผ ใช งาน (Username) ด งภาพ 5 3. ว ธ การเพ มหน งส อใหม การเพ มหน งส อใหม หล งจากท ท านทาการ Login เข าส ระบบแล วมาท หน าหล กผ ใช งาน จะ เห นเมน ท ช อ เพ มหน งส อ โดยการเพ มหน งส อน นควรกรอกข อม ลให ครบท กช อง และกรอกอย างระม ดระว ง เพราะหากเก ดข อผ ดพลาดจะไม สามารถแก ไขข อม ลได ด งภาพแสดงต วอย างหน าเพ มหน งส อ 1. เล อกระด บความสาค ญหน งส อ เช น ด วน ด วนท ส ด 2. เล อกประเภทหน งส อ เช น คาส ง บ นท กข อความ หน งส อท วไป 3. ใส เลขท หน งส อ เลขท หน งส อน นแต ละหน วยงานหร อ โรงเร ยนน นจะไม เหม อนก น 4. ช อเร องหน งส อ ควรต งช อเร องหน งส อให กระช บได ใจความไม ยาวเก นไปและไม ส นเก นไป พอเข าใจได หากในกรณ ท ช อเร องท เราส งน น ม ความยาวมากให เราย อข อความ เพ อความสะดวกในการใช งานระบบ 5. ใส รายละเอ ยดเพ มเต ม หากม ข อความหร อต องการให ผ ร บหน งส อสามารถใช ส วนน ได 6 เม อท านดาเน นการตามข างต นเสร จแล วให กดท ป ม เพ มหน งส อใหม ด านล างระบบจะทา การบ นท กแล วไปย งหน าแนบไฟล หน งส อต อไป การแนบไฟล หน งส อ หล งจากท ทาการเพ มรายละเอ ยดหน งส อเสร จเร ยบร อยแล ว น นจ งจะ สามารถทาการแนบไฟล หน งส อได โดยเม อทาการเพ มหน งส อเสร จระบบจะเปล ยนหน าไปย งหน าแนบไฟล หน งส อ โดยให ท านทาการเล อกไฟล เฉพาะไฟล ท อน ญาต เท าน น เช น ไฟล.doc.docx.pdf.zip.rar.xls.xlsx ขนาดไฟล ไม เก น 10 Mb. เล อกไฟล เสร จให ท านกดท ป ม upload file ต วอย างภาพ 4. การส งหน งส อ ว ธ การส งหน งส อน นจะต องทาหล งจากข นตอนการเพ มหน งส อ และการแนบไฟล หน งส อ โดย การส งหน งส อน จะอย ท หน าเด ยวก นก บหน าแนบไฟล หน งส อ โดยให ท านทาการเล อกหน วยงานท ต องการส ง หน งส อและทาการใส คอมเม นให ก บการส งหน งส อน จากน นกดท ป ม ส งหน งส อ ด งภาพ 7 ว ธ การส งหน งส อน นหากผ ส งต องการส งพร อมก นท ละหลายๆ โรงเร ยนพร อมก นให ทาการ เล อกท ช องด านหน ารายช อโรงเร ยนหร อกล มงานโดยไม จาก ด ถ าหากกรอกข อม ลเสร จเร ยบร อยแล ว น นให ทา การกดท ป ม ส งหน งส อ กรณ ท ส งหน งส อไปแล วเก ดทาการส งผ ดพลาด จะไม สามารถแก ไขได ฉะน นจ งควรระว ง เร องการส งหน งส อ ควรตรวจสอบข อม ลให ครบท กอย างก อนส ง 5. การร บหน งส อ ว ธ การร บหน งส อเม อท านทาการ Login เข าส ระบบเสร จแล วให ทาการเล อกไปท เมน รายการหน งส อเข า เม อทาการเป ดเข าไปก จะแสดงรายการหน งส อท งหมดท ส งถ งท าน ให ทาการเล อกท ห วข อหน งส อแต ละเร อง กรณ ท หน งส อย งไม ได เป ดอ านต วหน งส อห วข อจะเป นส แดง กล บก นหากหน งส อได ทา การเป ดร บไปแล วต วหน งส อจะเป นส ดา และจะแสดงช อผ ร บด วย ต วอย างด งภาพ หมายเหต : หากท านเข าส ระบบอย แล วถ าย งม หน งส อท ย งไม ได ร บ ระบบจะทาการ ตรวจสอบและแจ งเต อนว าท านย งม หน งส อท ย งไม ได เป ดร บ ก ฉบ บ ด งภาพ 8 6. การค นหาหน งส อ การค นหาหน งส อ ให เล อกไปท เมน ม อย 2 กรณ ค อ หน งส อถาดเข า และ หน งส อ ถาดออก หากท านต องการค นหาหน งส อถาดเข าให ทาการ เล อกเมน รายการหน งส อเข า จากน นให ส งเกต ฟอร ม สาหร บการค นหาจะอย บนรายการหน งส อ จากน นทาการใส Keyword ท ต องการค นหา เช น เช ญประช ม ระบบจะทาการตรวจสอบจากช อหน งส อ หร อถ าต องการค นหาจากเลขท หน งส อ เช น 14452/2553 ด ง ภาพ การค นหาหน งส อถาดออกให ทาการเล อกไปท เมน รายการหน งส อออก จากน นให ส งเกต ฟอร มค นหาหาสาหร บ หน งส อออก จากน นทาการใส Keyword ท ต องการค นหา เช น เช ญประช ม ระบบ จะทาการตรวจสอบจากช อหน งส อ หร อถ าต องการค นหาจากเลขท หน งส อ เช น 14452/2553 ก ได เช นเด ยวก น ด งภาพ 7. การออกรายงานหน งส อ การออกรายงานหน งส อ เม อท านเข าส ระบบเร ยบร อยแล วให ทาการเล อกไปท เมน รายงาน หน งส อ จากน นจะเห นแบบฟอร มเพ อเล อกท จะออกรายงาน โดยผ ใช งานสามารถเล อกการออกรายงาน หน งส อเข า และหน งส อออกว ธ การออกรายงานน นให กาหนดว นท ท ต องการได เช น ระหว างว นท : ถ งว นท : และหากต องการออกรายงานท งหมด ให กดท ป มออกรายงานได เลย ต วอย างด งภาพ 9 เม อท านทาการเล อกข อม ลเสร จแล ว จากน นให ทาการกดท ป ม ออกรายงาน ระบบจะทาการ ตรวจสอบแล วทาการออกรายงานผ านหน าเว บ ด งภาพ เม อได รายงานหน งส อท ท านต องการแล วและต องการปล นรายงานหน าน ให ทาการกดป มท Keyboard ท ป ม Ctrl+P พร อมก น ก จะข นเมน การปล นเอกสารมาให กาทางานของระบบท กล าวมาข างต นน นในอนาคตอาจจะม การเปล ยนแปลงของระบบบ าง เพ อการใช งานท ด ย งข น ผ พ ฒนาย นด ท กๆ คาต ชม หากม ข อสงส ยในการใช งานหร อ อ นๆเพ มเต ม สามารถต ดต อผ จ ดทา ได ท หร อ หร อ เบอร โทรศ พท ช อ นายศราว ฒ ศร นนท หากระบบเก ดข อผ ดพลาดประการใด ผ พ ฒนาขออภ ยมา ณ ท น ด วย ค ณคร ท านใดสนใจอยากได ระบบสาน กงานอ ตโนม ต E-Office ไปใช งานสามารถด รายละเอ ยด เพ มได ท หร อต ดต อผ พ ฒนาได โดยตรง 10 การต ดต อส อสารก นระหว าง สาน กงานเขตพ นท การศ กษาม ธยมศ กษา เขต 4 และโรงเร ยนม ธยมศ กษาในส งก ด ร บ-ส งหน งส อ โรงเร ยน ส งก ด สพม. เขต 4 โรงเร ยน 1 ร บ-ส งหน งส อ โรงเร ยน ส งก ด สพม. เขต 4 โรงเร ยน 2 ร บ-ส งหน งส อ ร บ-ส งหน งส อ ร บ-ส งหน งส อ ร บ-ส งหน งส อ ระบบ E-Office สาน กงานเขต พ นท การศ กษาม ธยมศ กษา เขต 4 11 โครงการ ระบบสาน กงานอ เล กทรอ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks