Chapter 1. ส าน กงาน (Office) แนวค ด ว ตถ ประสงค - PDF

Description
ส าน กงาน (Office) Chapter 1 แนวค ด ส าน กงานเปร ยบเสม อนสถานท ท ใช เพ อท างานในด านต าง ๆ เช น งานด านบร หาร งานด านทร พยากร มน ษย งานด านข อม ลข าวสาร เป นต น ในบทเร ยนน จ งได น าเสนอถ ง ความส าค ญของส

Please download to get full document.

View again

of 29
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

People & Blogs

Publish on:

Views: 12 | Pages: 29

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ส าน กงาน (Office) Chapter 1 แนวค ด ส าน กงานเปร ยบเสม อนสถานท ท ใช เพ อท างานในด านต าง ๆ เช น งานด านบร หาร งานด านทร พยากร มน ษย งานด านข อม ลข าวสาร เป นต น ในบทเร ยนน จ งได น าเสนอถ ง ความส าค ญของส าน กงานท ม ต อ องค กร ซ งเป นส งท ท าให องค กร ประสบความส าเร จ และล ล วงตาม ว ตถ ประสงค ขององค กร ว ตถ ประสงค 1 เพ อให เข าใจถ งความหมายของ ค าว า ส าน กงาน 2 เพ อให เข าใจถ งหน าท และ บทบาทของส าน กงาน 3 เพ อให เข าใจถ งล กษณะของการ บร หารงานภายในส าน กงาน 4 เพ อให ทราบถ งล กษณะของ ส าน กงาน 5 เพ อให ทราบถ งความส าค ญถ ง การวางแผนผ งส าน กงาน ส าน กงานอ ตโนม ต 2 1 ส าน กงาน (Office) ส าน กงานเปร ยบเสม อนสถานท ในการท างาน บร หารงาน จ ดการเก ยวก บข อม ลและ เอกสาร ส าน กงานจ งประกอบด วยบ คลากร อ ปกรณ และแผนงาน เพ อให การท างานบรรล ว ตถ ประสงค เด ยวก น นอกจากน ส าน กงานย งเป นห วใจในการท างานของการบร หารงานท ว ๆ ไป เช น งานบ ญช งานการเง น งานสารบรรณ เป นต น จ งม ผ ให ค าน ยามของค าว า ส าน กงาน ในความหมายต าง ๆ ก น ด งน ส าน กงาน แปลว า ท พ ก ท อาศ ย ท ท าการ แหล งสถาบ น หร ออาคารท ใช เป นท ท างาน (พจนาน กรมไทย พ.ศ. 2530) ส าน กงาน หมายถ ง ท ส าหร บบร หารงาน จ ดการเก ยวก บข อม ลและเอกสาร โดยม การ รวบรวม บ นท ก และประมวลผลให ได ข อม ลท เป นประโยชน และม ความหมาย และเป นท ท ม ร ปแบบการท างานเป นระเบ ยบแบบแผนแน นอน นอกจากน อาจด าเน นการเก ยวก บการบ ญช การเง นและงบประมาณ และการส งงาน ส าน กงานประกอบด วยบ คลากรท ใช ว สด อ ปกรณ และ ระเบ ยบว ธ ปฏ บ ต งาน ในอ นท จะท าให องค กรสามารถด าเน นการธ รกรรมต าง ๆ ได บรรล ตาม ว ตถ ประสงค (แววตา เตชาทว วรรณ) ส าน กงาน หมายถ ง สถานท ปฏ บ ต งานของผ บร หาร หร อหมายถ ง สถานท ด าเน นงาน หน งส อ งานเอกสาร หร องานข าวสารข อม ล (พรรณ ประเสร ฐวงษ ) ส าน กงาน ค อ สถานท ท ม การโต ตอบจดหมาย การจ ดเตร ยมแบบฟอร มและรายงาน การจ ดเก บเอกสาร และการบร หารงานเอกสาร ซ งงานเหล าน เป นท หน าของ น กงานพ มพ ด ด เลขาน การ ผ จ ดเก บเอกสาร พน กงานบ ญช ผ ใช เคร องใช ส าน กงาน ผ ควบค ม และผ จ ดการ ส าน กงาน (Keeling and Kallaus) บทท 1 ส าน กงาน 3 ร ปภาพ ต วอย างของส าน กงานในร ปแบบต าง ๆ 2 หน าท และบทบาทของส าน กงาน หน าท ของและบทบาทของส าน กงานในแต ละแห งม ความแตกต างก นตามแต ประเภท ของงาน แต ส วนใหญ แล วหน วยงานภายในองค การด าเน นการเก ยวก บงานสารสนเทศของ องค กร เก ยวข องก บงานการวางแผน การควบค มด าเน นการ ให บร การเก ยวก บสารสนเทศท ก ชน ดขององค กร และบร การส งอ านวยความส าดวกในการปฏ บ ต งานให ส วนงานท งหมดของ องค กร เพ อให ด าเน นงานอย างม ประส ทธ ภาพ จ งได แบ งบทบาทของส าน กงานได เป น 2 ระด บ ค อระด บพ นฐาน และระด บส ง ส าน กงานอ ตโนม ต บทบาทระด บพ นฐาน (Primary Functions) ประกอบด วย 7 หน าท ด งน 1. งานท เก ยวก บเอกสาร (Paperwork) ส าน กงานเปร ยบเสม อนศ นย ปฏ บ ต การด านเอกสาร และเป นศ นย กลางท ใช จ ดเก บ และ ค นค นเอกสารท งหมด เพ อใช ในการอ างอ ง ประกอบการต ดส นใจ หร อเพ อใช เป นหล กฐาน ต าง ๆ เป นต น ร ปภาพ งานท เก ยวก บเอกสาร ในป จจ บ นงานท เก ยวข องก บเอกสารม แนวโน มท จะลดปร มาณจ านวนเอกสารลง เน องจากม เทคโนโลย เข ามาช วยในการบร การจ ดการ ท าให ไม จ าเป นต องใช กระดาษ แต ผ อ นก ย งสามารถได ร บข อม ลต าง ๆ ครบถ วน อาจโดยการส งผ านระบบอ เมล หร อระบบสารสนเทศ ใน ประเภทต าง ๆ เป นต น บทท 1 ส าน กงาน 5 2. งานต ดต อส อสารและการประชาส มพ นธ (Communication and Public Relation) การต ดต อส อสารและการประชาส มพ นธ น นสามารถท าได ท งภายในองค กร และระหว าง องค กร ท งทางวาจา ลายล กษณ อ กษร หร อช องทางส อสารอ น ๆ เช นโทรศ พท ระบบการประช ม ทางไกล จดหมาย โทรเลข หร อจดหมายอ เล กทรอน กส เป นต น ป จจ บ นเทคโนโลย การส อสาร แพร หลายมากข นจ งได ประย กต เทคโนโลย ด านน มาช วยในการต ดต อส อสาร และการ ประชาส มพ นธ องค กรมากย งข น เช น การประชาส มพ นธ ผ านเว บไซต หร อจดหมาย อ เล กทรอน กส เป นต น ร ปภาพ การประชาส มพ นธ องค กรในร ปแบบต าง ๆ 3. งานจ ดให ม ส งอ านวยความสะดวกทางภายภาพในส าน กงาน (Facilities) งานด านอ านวยความสะดวกภายในส าน กงาน โดยท วไปเร ยกว างานอาคารสถานท หร อ งานพ สด คร ภ ณฑ ซ งเป นส าหร บจ ดหาเคร องม อเคร องใช ภายในส าน กงาน และย งรวมถ งการวาง แผนการใช พ นท ส าน กงาน การเล อกท าเลท ต ง การจ ดแผนผ งองค กร การจ ดสภาพแวดล อมด าน ต าง ๆ เป นต น ร ปภาพ การจ ดให ม ส งอ านวยความสะดวกภายในส าน กงาน ส าน กงานอ ตโนม ต 6 4. งานว เคราะห และจ ดระบบงาน (System Analysis and Operation Management) งานท เก ยวข องก บการว เคราะห ระบบงานจะเก ยวก บการว เคราะห และปร บปร งงาน การก าหนดมาตรฐาน และปร บปร งให เก ดว ธ การท างานท ง ายข น (Work Simplification) เพ อ ประหย ดเวลา แรงงาน และลดค าใช จ ายต าง ๆ ภายในส าน กงาน การจ ดล กษณะร ปแบบงาน ภายในส าน กงาน (Workflow Process) การควบค มออกแบบ และการผล ตแบบฟอร มใช ใน ส าน กงาน (Forms Control, Design and Production) การท าค ม อ (Manuals) งานเหล าน ต อง อาศ ยท มงานท ม ความเช ยวชาญเป นพ เศษ อ กท งย งต องม ความร และประสบการณ อย างมากใน การบร หารส าน กงาน 5. งานควบค มระบบงานในส าน กงาน (Control) การควบค มระบบงานในส าน กงาน ส วนใหญ แล วจะม มาตรฐานกลางท ใช ในการควบค ม เพ อให การท างานในส าน กงานม ล กษณะ แบบแผนท เป นมาตรฐาน เช น ISO และ QC เป นต น เพ อควบค มค ณภาพของงาน ควบค มสายการผล ต เพ อให ตรงตามมาตรฐานท ได ก าหนดไว ร ปภาพ ต วอย าง ISO ท ใช ในการควบค มมาตรฐานต าง ๆ 6. งานบร หารทร พยากรมน ษย (Human Resource Management) งานเก ยวก บการบร หารทร พยากรมน ษย หร อเร ยกก นค นปากว า HR เป นงานท ต องม ความร บผ ดชอบส ง เน องจากเป นการบร หารงานเก ยวก บมน ษย หร อบ คคล ซ งต องใช ความ พ ถ พ ถ น และความละเอ ยดรอบคอบส ง เน องจากมน ษย ม จ ตใจอ อนไหว ท าให ง ายต อการช กจ ง ท งในส งท ถ ก และผ ด ด งน นในการค ดสรรบ คลากร จะต องค ดสรรท เหมาะสมก บงานท ต องการ ด งน นงานด านน จ งต องม การก าหนดความร บผ ดชอบของผ ปฏ บ ต งานในแต ละต าแหน งท ช ดเจน แน นอน อ กท งย งต องท าการฝ กอบรมบ คลากร เพ อเพ มความร ความสามารถของพน กงาน เพ อ น ากล บมาพ ฒนาองค กร บทท 1 ส าน กงาน 7 ร ปภาพ มาตรฐานในงานบร หารทร พยากรมน ษย 7. งานการเง นและบ ญช (Finance Management) งานด านการเง นและบ ญช ถ อว าม ความส าค ญต อองค กรเป นอย างย ง เน องจากเป นการ ควบค มงบประมาณต าง ๆ ท งรายได ค าใช จ าย การเง น ค าจ าง เพ อไม ให องค กรเก ดการขาดท น เป นต น ร ปภาพ ล กษณะงานด านการเง นและบ ญช 2.2 บทบาทระด บส ง (Secondary Functions) บทบาทระด บส ง ค อการร วมม อก นระหว างส าน กงานก บแผนกต าง ๆ ในองค กร ในการ ให บร การเป นส าน กงานย อยในแผนกต าง ๆ เพ อให การบร การท สะดวก และรวดเร วต อแผนก ต าง ๆ และย งรวมถ งการประสานงานอย างใกล ช ดก บฝ ายบร หารในการรวบรวม จ ดเก บ ว เคราะห และน าเสนอข อม ลเพ อใช ในการต ดส นใจ การวางแผนและจ ดท านโยบายต าง ๆ ของ องค กรเพ อรองร บการขยายต วของส าน กงานในอนาคต ส าน กงานอ ตโนม ต 8 ร ปภาพ อ ปกรณ ส อสารท ช วยในการต ดต อส อสารก บภายนอกองค กร ร ปภาพ ล กษณะการต ดต อส อสารในล กษณะต าง ๆ 3 ความส าค ญของส าน กงาน ส าน กงานเปร ยบเสม อนศ นย รวมของการท างานท กอย าง ไม ว าจะเป นการต ดต อ ประสานงานก บหน วยงานภายนอก หน วยงานภายใน หร อแม กระท งการจ ดท าเอกสารต าง ๆ เพ อคอยอ านวยความสะดวกต อพน กงานภายในองค กร ก จกรรมต าง ๆ ไม ว าจะส งผลด หร อ ผลเส ยต อองค กร ข นอย ก บการจ ดระบบการท างาน หร อท เร ยกว า การบร หารงานภายใน ส าน กงาน ด งน นท กองค กรควรต อง บร หารงานในส าน กงานให ม ประส ทธ ภาพมากท ส ด เน องจากส าน กงานม ความส าค ญต อองค กร ด งน บทท 1 ส าน กงาน 9 1. เป นศ นย กลางร บส งข อม ล 2. เป นศ นย กลางความจ า 3. เป นศ นย กลางการบร การ 4. เป นศ นย กลางในการต ดส นใจ การบร หารงานส าน กงานจ งต องอาศ ยความร ความสามารถ ประสบการณ และย ทธว ธ (Tactic) ท ชาญฉลาด ด งน นน กบร หาร ควรท จะม การพ ฒนาต วเองอย ตลอดเวลา 4 องค ประกอบของส าน กงาน องค ประกอบของส าน กงานควรประกอบไปด วย 3 องค ประกอบ ด งน 4.1 อาคารสถานท สถานท ต งขององค กร ถ อเป นส งท ส าค ญ เน องจากในย คป จจ บ นท กม มเม องเก ดสภาวะ รถต ด เก ดป ญหาสภาพส งแวดล อม ด งน นในการเล อกสถานท ต งขององค กรควรท จะเล อก สถานท ท เหมาะสม ซ งจะช วยให พน กงานสามารถมาท างานได สะดวก และอาจย งท าให พน กงาน ม ความส ขในการท างาน ท าให ท างานได อย างม ประส ทธ ภาพ ร ปภาพ อาคารสถานท ต งของส าน กงาน 4.2 เคร องใช ส าน กงาน เคร องใช ส าน กงาน เปร ยบเสม อนส งท ช วยอ านวยความสะดวกต อบ คลากร ท าให ช วย ท นแรงในการท างาน เคร องใช ส าน กงาน เช น เคร องถ ายเอกสาร โทรศ พท เคร องพ มพ ด ด คอมพ วเตอร เป นต น ส าน กงานอ ตโนม ต 10 ร ปภาพ ต วอย างของอ ปกรณ ส าน กงาน ร ปภาพ การเล อกอ ปกรณ ส าน กงานให เก ดประโยชน ส งส ดในการท างาน บทท 1 ส าน กงาน 11 ร ปภาพ การเล อกว สด อ ปกรณ ท สามารถประย กต ใช งานได หลากหลาย หร อปร บเปล ยนได ตามว ตถ ประสงค ของผ ใช งาน 4.3 ผ ปฏ บ ต งาน ผ ปฏ บ ต งาน หร อบ คลากร เปร ยบเสม อนแรงข บเคล อน ท ช วยให องค กรเก ดแรงผล กด น และท าให เก ดความส าเร จ ผ ปฏ บ ต งานจ งเป นได ต งแต ผ บร หาร ไปจนกระท งพน กงานท วไป ผ ปฏ บ ต งาน หร อบ คลากรท เก ยวข องภายในส าน กงาน ประกอบด วย 4 ฝ ายท ส าค ญ ด งน 1. ผ บร หารระด บส ง (Top Management) ท าหน าท วางแผนย ทธศาสตร ระยะยาว 2. ผ บร หารระด บกลาง (Middle Management) ท าหน าท วางแผนการบร หาร 3. ผ บ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks